Вещи, о которых заботится ваш бизнес, защищены настолько, насколько это самое слабое звено в вашей системе безопасности.

Если вы заботитесь о своих компьютерах, не оставляйте дверь офиса незапертой. Если вы заботитесь о своем веб-сайте, не давайте каждому сотруднику административный доступ. Если вам небезразлично ваше бухгалтерское программное обеспечение , не оставляйте его в офисе.

Несмотря на то, что хакерские атаки в Интернете вызывают громкие заголовки, Интернет по-прежнему является безопасным инструментом для бизнеса, если вы принимаете необходимые меры предосторожности. Давайте посмотрим, что предлагает облачный учет, почему вам следует сделать этот шаг и какие риски несет облако.

Как облачный учет обеспечивает безопасность ваших данных

Компьютеры в вашем офисе небезопасны. Даже ваш компьютер - да, ваш - не лучшее место для хранения ценной информации, особенно если вы не создаете регулярно внешние резервные копии данных.

Локальное хранилище создает две основные проблемы:

1. В локальном хранилище нет избыточности . Данные, хранящиеся на одном компьютере, подвержены всему: от вирусов до наводнений и напитков, которые разливаются по всей машине. Если вы каждый день тащите свой ноутбук в Starbucks, вы рискуете украсть, случайно упасть или испортиться с латте. Если все ваши бухгалтерские данные находятся на вашем ноутбуке, вы подвергаете свои данные тем же катастрофам.
2. Местная безопасность - это слабая безопасность . Данные на вашем компьютере подвержены воздействию вирусов и программ-вымогателей , и этот риск возрастает по мере того, как ваши знания в области ИТ-безопасности снижаются. Вы несете ответственность за безопасность своего компьютера, а это значит, что ваш компьютер не защищен. Помимо угроз безопасности данных, вы сталкиваетесь с угрозами физической кражи. Как гласит старая пословица: у каждого, у кого есть кирпич, есть копия ключа от вашего дома.

Обе эти проблемы исчезают, когда вы переносите учетную запись в облако. Любой достойный поставщик облачного бухгалтерского учета предоставит вам массу резервных копий. Мало того, что будет несколько резервных копий, ваши данные также будут скопированы в нескольких местах.

Это преграда от пожаров, наводнений, ураганов и даже террористических атак. Xero , например, «выполняет репликацию данных в реальном времени между [своими] географически разнесенными, защищенными объектами». Центры обработки данных QuickBooks Online географически разделены, чтобы свести к минимуму вероятность того, что стихийное бедствие в одном месте может помешать [пользователям] получить доступ к [своим] данным ».

Облако во всей красе. [Источник: Wikimedia Commons ]

Вы не только защищены от потерянного напитка, но и маловероятно, что даже крупная катастрофа может повредить ваши бухгалтерские данные.

Когда дело доходит до безопасности, линия еще более резкая. QuickBooks заявляет, что в ее центрах обработки данных и офисах круглосуточно и без выходных предусмотрена местная безопасность и строгий контроль доступа.

Помимо физической безопасности, центры обработки данных поддерживают самую современную цифровую безопасность. Тем временем ваши сотрудники, как и большинство из нас, оставляют свои ноутбуки в машинах и уходят от разблокированных экранов в кофейне, в которой они работают.

Как работает облако?

Облако относится к набору серверов, находящихся в удаленном месте. Облака с большой буквы не существует; каждая компания, предоставляющая облачные услуги, имеет свои собственные. Эти удаленные системы предоставляют пользователям альтернативу локальному хранилищу и предоставляют ряд преимуществ, в том числе описанных выше.

Хотя существует общая система между вариантами облака, есть также много различий. Некоторые облака предназначены для быстрого вычисления чисел, другие невероятно гибкие, а некоторые просто предназначены для хранения огромных объемов информации.

Безопасность также бывает нескольких видов, с возможностью шифрования данных на сервере и / или во время передачи данных. В зависимости от ценности данных, о которых идет речь, разные поставщики могут комбинировать эти варианты, чтобы предоставить клиентам индивидуальный подход.

Вдобавок ко всему, вы можете предоставить доступ к облачным данным другим пользователям или заблокировать их цифровым ключом.

Облако Microsoft Azure (ну, его конкретная версия) в действии. [Источник: Wikimedia Commons]

Прежде чем перемещать что-либо ценное в облако, проверьте данные и системы безопасности выбранного облачного провайдера, чтобы убедиться, что они соответствуют вашим потребностям. Блог Platforms по управлению ИТ - отличное место, чтобы освежить в памяти проблемы, с которыми в настоящее время сталкиваются ИТ-отделы, особенно если вам необходимо ознакомиться с отраслью.

Риски перехода на облачный учет

Каждый ваш выбор - это баланс рисков. Если положить деньги под матрас, риск банкротства банка будет заменен на риск кражи и инфляции. Размещение ваших данных в облаке обменивает локальный и персонализированный риск на глобальный риск.

У каждого бизнеса есть уникальные потребности и проблемы, но есть несколько основных рисков, связанных с переходом в облако, которые широко применимы.

1. Доступ к данным с разумной скоростью. Я оказался в ловушке ужасных систем, которые загружаются за несколько минут и постоянно пугают меня, заставляя думать, что мои данные не сохраняются во время работы. Это противоположность веселью. Если вас беспокоит продуктивность, попробуйте перед покупкой.
2. Взлом. Взлом Equifax должен стать предупреждением для всех нас. Даже крупные предприятия, которые кажутся безопасными местами для хранения данных, могут быть взломаны, особенно если они не поддерживают свою безопасность на должном уровне. Независимо от того, с кем вы работаете, важны доверие и проверенный послужной список.
3. Вы отказываетесь от контроля над своими данными. В зависимости от того, как ваши данные хранятся и зашифрованы, вы можете кому-то передать доступ. Если посторонняя сторона - например, правительство США или решительный адвокат по разводам - ​​потребует доступа к вашим данным, отказ или удовлетворение этого запроса может быть вне вашего контроля.

Некоторые аспекты этих рисков преодолимы. Вы можете найти варианты шифрования, которые дадут вам больше контроля над тем, кто может видеть ваши данные, и выбрать поставщиков, которые действительно заботятся о своих клиентах и ​​уважают их данные. По возможности протестируйте продукт перед покупкой.

Имейте в виду: ваши бухгалтерские данные невероятно ценны . Куда вы его положите и кому вы доверяете хранить, - это важные решения. Если вы следите за данными других людей, вам нужно избегать ошибок и нарушений безопасности.

Оцените свои потребности и выберите правильное решение

Если вы думаете о переходе на облачный учет, найдите время, чтобы понять отдельные компоненты, влияющие на ваше решение. Безопасность должна быть вашим главным приоритетом, но в процессе у вас будут другие соображения.

В каталоге бухгалтерского программного обеспечения Platforms есть более 350 вариантов, из которых вы можете выбрать. Чтобы сузить круг вопросов, каталог предлагает обзоры и фильтры выбора, чтобы создать список вариантов, соответствующих вашим потребностям.

Я отфильтровал из каталога около 100 облачных систем бухгалтерского учета с более чем четырьмя звездами, которые также предлагают функцию выверки банковских счетов, чтобы вы могли начать работу.

Чтобы получить дополнительную информацию о облачных предложениях или решить, какие функции необходимы вашему бизнесу, посетите блог Platforms Finance.