Электронный архив документов: как организовать хранение в компании
Разбираем, как организовать электронный архив документов, какие требования применяются к срокам хранения и как выбрать систему архивирования.
Бухгалтерия компании арендует отдельное помещение под архив бумажных документов за прошлые пять лет, хотя большинство из них по закону нужно хранить не больше трёх. Перевод архива в электронный вид не только экономит физическое пространство, но и требует соблюдения конкретных правил хранения и уничтожения документов, которые часто упускают из виду при переходе.
Краткий вывод: для большинства компаний перевод архива в электронный вид окупается уже в первый год за счёт экономии на аренде помещений и сокращения времени поиска документов.
Какие требования применяются к электронному архивированию?
- Сроки хранения документов регулируются перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым Росархивом
- Юридически значимые документы должны храниться с сохранением подписи и метаданных о времени подписания
- Для некоторых категорий документов (бухгалтерская первичка, кадровые дела) закон требует хранения не менее 5 и до 75 лет соответственно
- Электронный архив должен обеспечивать неизменность документа после подписания
Какие этапы включает организация электронного архива?
- Инвентаризация существующего бумажного архива и определение сроков хранения для каждой категории документов
- Сканирование или конвертация документов с сохранением метаданных о происхождении
- Выбор системы электронного архивирования с учётом требований к неизменности и юридической значимости
- Настройка регламента доступа — кто и на каких правах может просматривать и извлекать документы из архива
- Определение процедуры уничтожения документов по истечении срока хранения
Какие российские системы предлагают модуль электронного архива?
| Продукт | Особенность архивного модуля |
|---|---|
| LanDocs | Специализированный модуль архивного хранения в рамках платформы построения СЭД |
| CompanyMedia | Архивное хранение для крупных территориально распределённых организаций |
| СЭД «Дело» | Модуль архивного делопроизводства для госсектора |
| Directum RX | Электронный архив с автоматическим применением сроков хранения |
Как избежать потери юридической значимости при архивировании?
Ключевой момент — сохранение всей цепочки подписей и меток времени при переводе документа в архивное хранение, поскольку изменение формата файла может нарушить целостность электронной подписи. Рекомендуется использовать форматы с длительным сроком хранения подписи (например, PDF/A с усиленной квалифицированной подписью) и не конвертировать документы без предварительной проверки юридической службы.
Какие ошибки чаще всего допускают при переходе на электронный архив?
Самая частая ошибка — перевод в электронный вид сразу всего архива без предварительной сортировки по срокам хранения, что приводит к избыточным затратам на хранение документов, которые давно можно было бы уничтожить. Вторая ошибка — отсутствие резервного копирования архива, из-за чего технический сбой может привести к полной потере данных за много лет.
Главный вывод: электронный архив экономит пространство и время поиска, но требует такой же строгой регламентации сроков хранения, как и бумажный. Контр-вывод: для документов с очень длительным сроком хранения (75 лет и более) некоторые организации до сих пор дублируют электронный архив бумажной копией из соображений долгосрочной надёжности.