5 шагов к успешному внедрению программного обеспечения для управления талантами

Итак, вы готовы инвестировать в программное обеспечение для управления талантами, ожидая повышения эффективности и информации, которые оно предоставит вашей организации. Но эти вложения могут не принести ожидаемой отдачи, если ваши сотрудники не будут работать и фактически не будут использовать новое программное обеспечение.

Что вы можете сделать для успешного внедрения? Вот 5 шагов:

1. Привлекайте пользователей к настройке требований.

Когда вы определяете требования вашей организации в отношении функций, функциональности и интеграции, убедитесь, что вы консультируетесь с репрезентативной выборкой ваших пользователей (менеджеры, сотрудники, рекрутеры, менеджеры по преемственности, специалисты по обучению и развитию, специалисты по персоналу общего профиля и специалисты, руководители и т. Д. .), чтобы узнать, что, по их мнению, им нужно.

Хотя HR, безусловно, будут активными пользователями программного обеспечения, именно ваши сотрудники и менеджеры должны быть наиболее привержены его внедрению. Так что привлеките некоторых из них к определению повседневных рабочих и управленческих требований и задач, которые необходимо решить новому программному обеспечению для управления талантами.

Например, вы можете обнаружить, что менеджеры и сотрудники нуждаются в удаленном или мобильном доступе для некоторых конкретных задач или что им нужен легкий доступ к вашему учебному каталогу как во время обсуждений оценки эффективности, так и в рамках их постоянного взаимодействия между менеджером и сотрудником. Или вы можете обнаружить, что ваша ИТ-группа предъявляет особые требования к безопасности данных, которые необходимо соблюдать.

Возможно, вы даже захотите раскрыть область и пригласить всех сотрудников отправить элементы «списка желаний» по электронной почте или каким-либо другим способом, который небольшая команда может затем использовать в качестве исходных данных при определении окончательных требований к программному обеспечению.

Предлагая пользователям определить свои потребности и внести свой вклад в настройку требований, вы не только получите более полное представление о потребностях вашей организации, чтобы обеспечить их удовлетворение, но и помогли заранее получить поддержку для покупки. Вы делаете весь процесс установки требований более видимым и доступным для сотрудников и позволяете им ощутимо видеть, как их потребности учитываются.

2. Привлекайте широкий круг пользователей к процессу выбора поставщика / программного обеспечения.

После того, как вы установили свои требования и готовы приступить к оценке и выбору продукта / поставщика, привлеките к участию в процессе пользователей из всей организации.

Такой более коллегиальный подход к процессу выбора поможет вам гарантировать, что выбранный продукт / поставщик действительно будет отвечать потребностям различных групп, отделов и пользователей в организации, и что ни одна группа не будет забыта или упущена из виду.

Это также помогает обеспечить отбор сотрудников по всей организации, которые лучше понимают, что доступно с точки зрения программного обеспечения для управления талантами, и, если применимо, какие компромиссы могут потребоваться и почему. Позже эти сотрудники могут стать «чемпионами продукта» по внедрению.

Сообщите всем своим сотрудникам, кто участвует в процессе отбора, и предложите им поговорить с членами группы отбора о любых вопросах, проблемах, идеях или предыдущем опыте, которые у них есть.

3. Развивайте «продуктовых чемпионов» во всех стратегических областях и вовлекайте их в процесс внедрения.

Еще одним важным шагом на пути к обеспечению сотрудников по всей организации попасть на борт с новым программным обеспечением управления талантами, чтобы культивировать «чемпионов продукт» во всех областях организации.

Чемпионы продукта - это прежде всего сотрудники, готовые принять изменения и помочь организации двигаться вперед. Если вы привлекаете этих людей к процессу внедрения - в качестве тестовых пользователей или людей, с которыми вы консультируетесь, задавая вопросы, - вы расширяете их знания и вовлекаете в работу программное обеспечение, чтобы они стали влиятельными лицами в социальных сетях для других.

Вы можете сначала рассмотреть вопрос о развертывании программного обеспечения для этих сотрудников, предоставив им дополнительное обучение, чтобы они могли помочь другим сотрудникам в своей группе / отделах, или даже привлечь их к обучению своих команд.

Однако вы решите привлечь их к внедрению, задействовать их энтузиазм и менталитет «первых пользователей», чтобы побудить других сотрудников также с энтузиазмом использовать новое программное обеспечение.

4. Протестируйте перед запуском

Тщательное тестирование вашего нового программного обеспечения, процессов и форм для управления талантами - еще один важный шаг к обеспечению успешного внедрения пользователями.

Последнее, что вы хотите сделать, - это отговаривать новых пользователей небольшими проблемами или сбоями; легко произвести плохое первое впечатление и трудно оправиться от него. Поэтому убедитесь, что вы проводите тщательное пользовательское тестирование для каждой области, чтобы убедиться, что запуск и развертывание проходят гладко.

Может оказаться полезным вовлечение пользователей из каждой области, и в особенности чемпионов вашего продукта. Вы хотите, чтобы они обратили внимание на детали; и каждый представит свою точку зрения, увеличивая вероятность того, что вы обнаружите какие-либо проблемы до того, как сделаете новое программное обеспечение доступным для всей организации.

5. Обеспечьте обширное обучение и поддержку.

Наконец, не забудьте провести всестороннее обучение и поддержку для всех своих сотрудников. Независимо от того, насколько простой или интуитивно понятный пользовательский интерфейс, важно, чтобы пользователи познакомились с новым программным обеспечением.

В идеале обучение должно включать сочетание обучения под руководством руководителя или электронного обучения, а также вспомогательных материалов и справочных материалов. Разные люди учатся в разном темпе и имеют разные стили обучения, поэтому важно использовать различные методы обучения.

И не упускайте из виду важность переподготовки или более углубленного обучения в будущем, чтобы стимулировать постоянное участие и использование вашего нового программного обеспечения. Легко забыть, как выполнять задачи, которые вы выполняете только от случая к случаю, или упустить детали на начальном этапе обучения из-за перегрузки информацией.

И упростите пользователям получение помощи или поддержки как на начальном этапе, так и в будущем. Здесь вы часто можете использовать своих чемпионов по продукту в качестве местных экспертов, которые оказывают пользователям первую поддержку.

Бонусные подсказки:

Общайтесь, общайтесь, общайтесь - бизнес-потребности, которые привели к этой покупке, преимущества, которые вы ожидаете получить от нее для организации и сотрудников, сроки реализации, ключевые этапы проекта, доступность обучения и поддержки, фактическая рентабельность инвестиций и преимущества, которые она дает , любые возникшие проблемы и способы их решения и т. д.

Сообщите сотрудникам и менеджерам, почему вы покупаете программное обеспечение, что оно дает им и организации, чего они могут ожидать и чего от них ждут. Когда люди чувствуют себя «брошенными в темноте», они отключаются и иногда восстают; они с большей вероятностью примут изменения, если у них есть информация о том, «кто, что, где, когда, почему и как».

Предоставьте сотрудникам возможность задавать вопросы, поднимать проблемы и вносить предложения, а затем отвечать на все отправленные материалы. Речь идет об открытии диалога с сотрудниками и предоставлении им права голоса. У всех нас больше шансов быть вовлеченными, когда мы чувствуем себя заинтересованными и вовлеченными, чем если нам что-то просто преподносят или передают нам от руководства.

Эти 5 простых шагов могут существенно повлиять на уровень принятия и принятия пользователями - и то, и другое повлияет на конечный успех внедрения вашего программного обеспечения для управления талантами. Если потребности ваших менеджеров и сотрудников не удовлетворяются новым программным обеспечением, и если они не чувствуют себя вовлеченными, учтенными и поддерживаемыми во всем внедрении, они вряд ли будут восторженными пользователями, не говоря уже о поклонниках вашего нового инструмента. И только благодаря их полноценному использованию ваши менеджеры, отдел кадров и руководители смогут получить информацию, необходимую им для более эффективного управления вашим персоналом.