5 советов по процессу согласования программного обеспечения

Поиск подходящего программного обеспечения для вашего бизнеса может оказаться непростой задачей. Поиск среди десятков потенциальных кандидатов, обращение к рекомендациям, просмотр демонстраций и самостоятельное опробование программного обеспечения требуют времени и усилий. Выбор программного продукта, который вам нужен, - это еще не конец процесса, потому что теперь вам нужно договориться о фактической покупке.

Чтобы этот процесс прошел гладко, примите во внимание следующие пять советов по заключению контракта на программное обеспечение:

1. Не торопитесь

Не спешите с решением. Иногда может возникнуть необходимость как можно быстрее завершить переговоры. Однако важно убедиться, что вы проинформированы и понимаете характер сделки, контракта и продукта, прежде чем приступить к работе. Это поможет избежать каких-либо недоразумений или путаницы, которые в будущем могут вызвать проблемы для вас или поставщика программного обеспечения. Используйте свое время, чтобы ознакомиться с типичными контрактами в отрасли, узнать о процессе внедрения, сравнить плюсы и минусы нескольких продуктов и поставщиков и поговорить со специалистами и коллегами, которые уже прошли аналогичные процессы.

2. Составьте запасной план.

По возможности рекомендуется вести переговоры с двумя надежными поставщиками одновременно, предполагая, что у обоих есть решение, отвечающее вашим потребностям. Это даст вам обширную сопоставимую информацию о продуктах и ​​услугах, которые предлагают две фирмы, и даст вам более полезные отраслевые знания при работе с любой из них.

3. Обговаривайте все

Вы можете обсудить цену на программное обеспечение, количество лицензий, цены на реализацию, процесс внедрения, продолжительность, условия оплаты, ежегодную плату за обслуживание и все остальное, что вам было указано в контракте с поставщиком. Могут быть некоторые вещи, с которыми труднее договориться, чем другие - например, плата за обслуживание - но многие поставщики готовы предложить уступки по широкому кругу вопросов, если вы готовы попросить.

4. Задавайте много вопросов.

Частью успешного завершения переговоров является уверенность в том, что вы задаете правильные вопросы как поставщику, так и вашей организации. Например, где именно будет развернуто новое программное обеспечение? Кто им воспользуется? Каковы их требования? Эти типы вопросов помогут вам сформировать переговорный процесс в собственном воображении, прежде чем даже сесть за стол переговоров.

• При обращении к поставщику следует рассмотреть следующие вопросы: как определяются условия контракта? (Например, что подразумевается под «установкой» и «пользователем»? Как определяется успешное внедрение?) Что произойдет, если вы продадите подразделение, использующее программное обеспечение, другой компании? Какова процедура настройки программного обеспечения.
• Вам также следует потратить время на то, чтобы спросить о структуре контракта: какие могут быть потенциальные препятствия и препятствия, а также о каких важных положениях вы можете не знать? Например, Evergreen Clause - это пункт о продлении, который автоматически продлевает соглашения об обслуживании после истечения срока действия согласованных. Это может быть то, что вы захотите учесть при планировании будущего использования программного обеспечения.

5. Планируйте будущее

Будущее неопределенно, и, ведя переговоры о покупке программного обеспечения, вы должны учитывать все возможные варианты. Например, будет ли у вас доступ к исходному коду, если поставщик уйдет из бизнеса и больше не сможет оказывать поддержку? Убедитесь, что в контракте предусмотрено, что право собственности на исходный код будет храниться на депонировании от вашего имени против такой возможности. В случае чрезмерного простоя системы или какой-либо другой серьезной проблемы с новым приложением включите положения, позволяющие вам получить компенсацию от поставщика. Укажите конкретные проблемы, требующие компенсации, а также убедитесь, что размер компенсации, которую вы просите, справедливо.