5 причин, по которым организациям нужна автоматизация профессиональных услуг

Большинство организаций, предоставляющих профессиональные услуги (PSO), знают, что они могут получить большую выгоду от использования системы автоматизации профессиональных услуг (PSA). Недавнее исследование  SPI Research  показывает, что организации, использующие программное обеспечение PSA, как правило, имеют более высокий уровень своевременной реализации проектов, более точные оценки проектов и повышение производительности персонала за счет более эффективного планирования и коммуникации. Это  эталонное исследование  также продемонстрировали, что организации по встроенным сервисам, компании по разработке продуктов и другие нетрадиционные PSO являются наиболее быстрорастущими секторами индустрии профессиональных услуг. По мере роста размеров и сложности этих компаний для них становится все более и более важным иметь надежные системы, которые обеспечивают им необходимую видимость и контроль. Большинство решений по автоматизации профессиональных услуг способны удовлетворить эти потребности как традиционных PSO, так и проектно-ориентированных организаций.

У проектно-ориентированных организаций и традиционных PSO есть много общего, что позволяет им извлекать выгоду из программного обеспечения PSA. Оба этих организационных типа в значительной степени зависят от успеха своих проектов, и способность эффективно раскручивать проектную команду и расширять возможности руководителей проектов имеет важное значение для этого успеха. Эти типы организаций должны иметь возможность внедрять повторяемые процессы реализации проектов, быстро переводить проектные группы на более высокий уровень эффективности и гарантировать, что они могут держать руку на пульсе своих проектов на любом этапе жизненного цикла проекта. В этой статье мы рассмотрим пять основных причин, по которым любой проектно-ориентированной организации следует рассмотреть возможность использования программного обеспечения для автоматизации профессиональных услуг.

1. Упростите планирование и выполнение проекта.

В основе любой хорошей системы PSA лежит способность эффективно планировать, управлять и выполнять проекты. Использование программного обеспечения PSA дает проектно-ориентированным организациям полное представление о своих проектах. Руководители могут легко увидеть, какие проекты находятся в стадии разработки, и спрогнозировать их потребности в ресурсах, чтобы получить четкое представление о спросе и предложении своих ресурсов. Руководители проектов могут составлять подробные планы проектов, подбирать нужных людей в организации для правильных проектов и иметь все критически важные данные, которые им нужны, прямо под рукой.

Помимо помощи в планировании проектов, программное обеспечение PSA также может предоставить организациям инструмент замкнутого цикла связи между ресурсами, менеджерами и всей проектной командой. Ресурсы могут быстро сообщать менеджерам проектов о статусе своих задач, а менеджеры могут оценивать влияние на общие графики проекта, бюджеты и персонал, чтобы проактивно решать проблемы по мере их возникновения.

2. Измерение и контроль стоимости проекта.

Поскольку программное обеспечение для автоматизации профессиональных услуг выступает в качестве вспомогательной книги учета проектов для сервисных компаний, оно должно иметь надежные возможности учета проектов. Программное обеспечение PSA позволяет отслеживать стоимость проекта на очень детальном уровне. Каждый час по каждому проекту можно легко отслеживать, и любые дополнительные расходы по проекту, такие как командировочные расходы или расходы субподрядчиков, могут быть учтены, чтобы дать целостное представление об инвестициях.

Эти инструменты могут стать еще более ценными при планировании и выполнении проекта с ограниченным бюджетом. Менеджеры могут планировать свои проекты по стоимости и точно знать, где они находятся на любом этапе проекта. Поскольку вся информация, ориентированная на проект, управляется в системе PSA, менеджеры проектов могут даже анализировать продуктивность своих ресурсов, чтобы гарантировать, что вклад каждого человека максимален.

3. Оптимизация жизненного цикла проекта

Надежные приложения PSA могут управлять проектами на всех этапах жизненного цикла проекта. Это дает обслуживающим организациям возможность сосредоточиться на том, что действительно важно, - на предоставлении отличных услуг своим клиентам, вместо того, чтобы тратить время на рутинные административные задачи. Эта ориентация на эффективность может быстро привести к увеличению времени, которое можно потратить на продуктивные часы, и может иметь прямое влияние на чистую прибыль.

Чтобы еще больше упростить этот процесс, большинство решений по автоматизации профессиональных услуг можно легко интегрировать с CRM-системами и пакетами бухгалтерского учета, чтобы уменьшить или даже исключить необходимость в любой ручной настройке или настройке проекта. Эти типы систем помогут организациям работать как хорошо отлаженная машина, сосредотачиваясь в основном на задачах, способствующих росту.

4. Повышение производительности ресурсов.

Многие решения PSA также включают мощные инструменты планирования ресурсов, которые помогают организациям сбалансировать спрос и предложение на свои ресурсы. Команды, которые эффективно используют инструменты планирования ресурсов, могут получить четкое представление о том, кто занят, а кто нет, и эффективно выровнять рабочие нагрузки. В обслуживающих организациях хорошо известно, что очень небольшие изменения в использовании сотрудников приносят впечатляющие результаты для чистой прибыли компании. Использование программного обеспечения PSA для определения доступности ресурсов с ключевыми навыками позволит оптимизировать производительность ресурсов в реальном времени.

Помимо выполнения более эффективных проектов, планирование ресурсов также дает организациям инструменты, необходимые для обеспечения надлежащей рабочей нагрузки для всех своих сотрудников. Даже с учетом того, что уровень безработицы в США все еще колеблется на уровне 8,3%, предприятиям чрезвычайно трудно нанимать на ключевые специализированные должности. Сведение к минимуму выгорания, балансировка рабочих нагрузок и определение возможностей профессионального развития - все это критически важные проблемы для организаций, которые хотят сохранить свои лучшие таланты. Без четкого представления о распределении ресурсов и историческом использовании ключевые ресурсы могут быстро стать неудовлетворенными своей текущей ситуацией и начать задаваться вопросом, зеленее ли трава где-то в другом месте.

5. Принимайте решения в режиме реального времени

Консолидированное представление о бизнесе имеет решающее значение при принятии управленческих решений. Поскольку вся необходимая организациям проектно-ориентированная информация находится непосредственно в их программном обеспечении PSA, руководство может легко получить информацию, необходимую для развития своего бизнеса. Информация о ресурсах, проектах и ​​продуктивности организации находится на расстоянии простого щелчка мыши, и менеджеры могут узнать, каков текущий статус каждого проекта, с самой последней информацией.

Инструменты PSA заменяют изношенные таблицы, которые распространяются по офису каждый понедельник утром, с итоговыми данными по проектам за прошлую неделю. Они устраняют все догадки, связанные с попытками предсказать, выйдет ли проект за рамки бюджета или нет. При разумном использовании они не являются просто еще одной частью системной инфраструктуры, используемой для ведения бизнеса. Скорее, системы PSA могут стать конкурентным преимуществом, которое выступает в качестве основы для более высокого уровня удовлетворенности клиентов, повышения прибыльности и устойчивого долгосрочного роста.

Проектно-ориентированная PSA

Много раз, когда проектно-ориентированные организации ищут новые системы для управления своими рабочими нагрузками, они просто списывают со счетов программное обеспечение PSA, потому что думают, что оно не для них. Подумай еще раз. Автоматизация профессиональных услуг - это платформа, управляемая проектами, которой может воспользоваться любая проектная группа. Программное обеспечение PSA разработано с упором на успех проекта и выходит за рамки автономной системы управления проектами. Решения PSA охватывают все аспекты проекта, такие как поиск подходящих членов команды для выполнения работы, мониторинг бюджета и графика проекта, информирование о том, что необходимо сделать, и оценка производительности.

Независимо от того, управляете ли вы традиционной организацией по оказанию профессиональных услуг, компанией по разработке продуктов, отделом встроенных услуг или просто командой, ориентированной на проекты, посмотрите, как инструмент PSA может помочь вашей организации. Вы обнаружите, что эти инструменты обладают удивительно надежной способностью обеспечивать видимость и контроль, которые вам необходимы, чтобы вы могли сосредоточиться на самом важном - достижении результатов путем реализации успешных проектов.