Собиратели приложений: три способа избавиться от беспорядка с помощью программного обеспечения для управления проектами

Благодаря обилию реалити-шоу, таких как  Hoarding: Buried Alive, Extreme Clutter  и  My Hoarder Mum and Me,  концепция накопительства становится все более популярной. Википедия говорит,  что это «чрезмерное приобретение и неспособность выбросить большое количество предметов, которые, казалось бы, были бы квалифицированы как бесполезные или не имеющие ценности».

Большинство из нас может легко обнаружить, что эта проблема возникает в домах (если вы не видите пол, значит, проблема в этом). Но что, если бы мы что-то копили на работе - узнаем ли мы это?

На днях я прочитал сообщение LinkedIn, в котором мужчина спросил других руководителей проектов: «Какие приложения вы используете для управления проектами?» Его коллеги упомянули ряд отличных решений, но особенно привлекло мое внимание сообщение одного человека (для простоты назовем его Леопольдом). Перефразировано:

«Я использую Audionote и Dragon диктовку для заметок во время встреч. Я использую Scrumboard для отслеживания задач и подзадач, для организации всего этого использую Mindjet (mindmanager). Все файлы из этих приложений хранятся в Dropbox и синхронизируются с моим ноутбуком. В целях безопасности я использую Sophos… »

Для тех, кто считает, Леопольд использует  шесть различных программ  для управления своими проектами. Мне не нравится работать с шестью разными программами и постоянно переносить данные между ними. Если бы я дал совет Леопольду, я бы сказал ему следующее:

1. Не бойтесь изучать свои ресурсы

Я не уверен, знает ли об этом Леопольд, но Mindjet (и практически все другое программное обеспечение для управления проектами ) предлагает отслеживание задач и подзадач в дополнение к возможностям мониторинга более высокого уровня. Если бы Леопольд использовал эту функцию, его задачи были бы напрямую связаны с его более крупным планом по оптимизации распределения задач. Не походите на Леопольда - убедитесь, что вы используете возможности, за которые уже платите, вместо того, чтобы искать отдельную программу для их дублирования.

2. Ищите способы упростить

Быстрый поиск показал бы Леопольду, что практически все решения для управления проектами предлагают управление документами и ресурсами. Такое хранилище предлагает лучшую организацию и делает ресурсы более доступными для членов команды, чем хранилище во внешней программе, такой как Dropbox.

Точно так же возможности разрешений в некоторых решениях также позволяют встроенным средствам безопасности защищать как от внутренних, так и от внешних нарушений.

Вместо того, чтобы решать каждую задачу с помощью отдельного приложения, Леопольд мог найти одно программное обеспечение для управления тем, что он использовал для выполнения четырех (Mindjet, Dropbox, Scrumboard и Sophos). Это позволило бы ему не платить за такое количество различных решений  и  повысить эффективность за счет оптимизации операций.

3.   Допускаются некоторые дополнительные услуги.

Хотя некоторые приложения Леопольда являются избыточными и ненужными, его использование Audionote и Dragon Dictation полностью оправдано. Эти две программы предлагают возможности, не характерные для типичного программного обеспечения для управления проектами. Если Леопольду нужно что-то записать, он может сделать это с помощью другой программы и ввести любые соответствующие элементы в свое основное решение PM, чтобы централизовать важные данные.

Если бы Леопольд сделал это, он бы увидел уменьшение стресса, повышение эффективности и, возможно, даже больше свободного времени.  Он также может спать крепче, зная, что друзья не подписывают его на участие в следующем эпизоде ​​App Hoarders.