Неправильная оценка может привести к превышению бюджета, сверхурочных или даже чрезмерных расчетов. Но, несмотря на все ваши усилия, трудно оценить точно, потому что вы  оцениваете.  В том-то и дело.

К счастью, этот парадокс можно решить, и вам не нужно беспокоиться о неприятностях, пока вы это делаете. Вот как программное обеспечение для управления проектами может помочь вам избежать неправильной оценки:

1. Учитесь на прошлых ошибках

Одним из огромных преимуществ программного обеспечения для управления проектами является то, что оно позволяет вам использовать прошлые «оценочные / фактические» данные по проектам, аналогичным вашему собственному, чтобы помочь вам точно оценить. Это особенно важно, потому что, как люди, мы часто становимся жертвами собственного «предубеждения оптимизма».

Пример:  «Мы можем  полностью  развернуть это новое программное обеспечение за два месяца!» Такой образ мышления настраивает вас на неудачу с оценкой бюджета и графика и часто приводит к низкому качеству продукта, который может соответствовать или не соответствовать спецификациям.

2. Предотвратить недопонимание

Те, кто распределяет бюджеты, - хитрый тип. Они часто предполагают, что менеджеры проектов заложили «буферы» в свои оценки затрат, поэтому они сокращают ассигнования до того, что, по их мнению, является фактической стоимостью. Это все нормально, если вы на самом деле  не  создали буфер и не обнаружили, что у вас недостаточно средств для доставки.

Программное обеспечение PM может учитывать эти неверные предположения, помогая вам предвидеть ресурсы, которые потребуются вашему проекту, и точно оценить их стоимость. Затем он позволяет вам записывать эту информацию в организованном виде, чтобы те, кто контролирует бюджет, могли точно видеть,  что  вам нужно,  зачем  вам это нужно и  сколько  это должно стоить. Таким образом, программное обеспечение для управления проектами поможет вам получить ресурсы, необходимые для достижения успеха.

3. Не упускайте возможные ловушки

Вы также можете проиграть, если столкнетесь с неожиданными трудностями. Их бывает особенно трудно предвидеть, потому что они по определению неожиданны. Еще раз, в том-то и дело. Хотя программное обеспечение для управления проектами не может защитить вас от  всего , оно может помочь убедиться, что вы учитываете утверждения, лицензии и критические контрольные точки, чтобы ограничить объем того, что является неожиданным.

Кроме того, многие решения для управления проектами содержат функции анализа рисков и отслеживания рисков для дополнительной защиты от неприятных сюрпризов.

4. Избегайте искажения фактов

Часто заинтересованные стороны преувеличивают правдоподобность, прибыльность или доступность проекта. Иногда это случайно, иногда целенаправленно, но в обоих случаях это может настроить тех, кто согласен выполнить его, на грубое пробуждение.

Решения для управления проектами часто требуют от вас ввода информации, которая поможет вам увидеть абстрактные вещи, такие как правдоподобие, в конкретных терминах. Например, если клиент говорит, что у него достаточно времени для запуска проекта, но список результатов показывает, что клиент хочет получить более 50 в первую неделю, вы легко можете увидеть несоответствие. Таким образом, функции программного обеспечения для управления проектами гарантируют, что все стороны будут осведомлены о том, как они формируют ожидания.

5. Не недооценивайте влияние

Общее представление, которое дает вам программное обеспечение для управления проектами, - отличный способ предвидеть долгосрочные затраты на проект. Это напомнит вам о необходимости рассмотреть такие вопросы, как: Сколько будет стоить обслуживание систем и инфраструктуры, которые мы устанавливаем? Устанавливаются ли системы, требующие частого обслуживания, обновления или замены? Какой персонал потребуется для работы PMO? Эти вопросы необходимо рассмотреть, чтобы вы знали, каковы будут затраты в долгосрочной перспективе.

Напомним: программное обеспечение PM может помочь вам более точно оценить  время ,  затраты ,  бюджет ,  объем ,  подводные камни и  результаты .