5 важных вопросов, которые следует задать поставщику электронных медицинских карт

Поскольку здравоохранение становится электронным, доступно множество вариантов EHR, и может быть сложно понять, что отличает ваш выбор. Что отличает систему от конкурентов и как найти программу, подходящую для вашей практики?

Хотя здесь задействовано множество факторов, следующие 5 советов представляют собой некоторые важные (и часто упускаемые из виду) вопросы, которые следует задать поставщикам электронных медицинских карт, чтобы помочь вам сузить выбор.

Обучение и поддержка

Неважно, насколько невероятна система; если вы и ваш персонал недостаточно обучены тому, как его использовать, это бесполезно для вас. ЭМК является только сильным для вашей организации , как знания о том , как сделать большинство из них, что означает , что тщательная подготовка и поддержка необходимы .

Какое обучение предлагает продавец, каковы их планы по ускорению обучения всех ваших сотрудников? Очевидно, что обучение персонала стойки регистрации, поставщиков, биллинга и бухгалтерского учета совершенно разное - как поставщик обучает каждую группу? Сколько времени это займет - как долго ваши сотрудники будут отвлекаться от своих обычных обязанностей для обучения? Спросите конкретный предложенный график для вашей организации, чтобы вы могли точно увидеть, как они реализуют эту важную часть сбора EHR.

Какая поддержка предлагается после начального обучения? Спросите подробности: доступна ли служба поддержки по телефону или только по электронной почте? В какие часы кто-нибудь готов помочь вам? Если вы не можете получить ответ сразу, когда вы можете ожидать ответного звонка или электронного письма? Предлагается ли также служба поддержки, обучающие видео или другие виды дополнительной поддержки? Представьте возможные сценарии для вашей практики, когда вам потребуется помощь с новой системой и вашим идеальным решением - как это соотносится с тем, что предлагает поставщик?

План реализации

Одна из ошибок, которую часто допускают организации, - это недооценка инвестиций, необходимых для ЭУЗ. Чтобы успешно использовать электронную систему в долгосрочной перспективе, вам необходимо загрузить все свои данные, как для ваших пациентов, так и для самой практики; это включает преобразование бумажных диаграмм в электронный формат, если это необходимо, и может занять довольно много времени. Мы уже говорили о важности обучения всех ваших сотрудников и обеспечения их навыков работы с новой системой, что является немалым подвигом. Вы также должны дать возможность протестировать новую программу, выявить слабые места и устранить их.

Все эти необходимые задачи требуют времени и приверженности ваших сотрудников, которые обычно и без того невероятно заняты. Как поставщик ЭУЗ помогает в этом процессе? Подобно тому, как спрашивают об их плане обучения и поддержки, попросите их предоставить предложение по внедрению для вашей практики: с учетом объема импортируемых данных, который у вас есть, и размера вашего персонала, каковы их планы, чтобы сделать этот переход как можно более плавным и эффективным. ?

Полный список затрат

Спросите полную стоимость . Взимается ли обучение и / или поддержка? Некоторые поставщики требуют, чтобы обучение проводилось на месте. Если вам необходимо покрыть командировочные расходы для тренера и / или ваших сотрудников - или если обучение оплачивается почасово - это значительно увеличивает цену и требует учета. Некоторые поставщики предлагают свою систему по частям: например, EHR отделена от системы управления практикой, и обе имеют свою стоимость. У некоторых есть дополнительные расходы на определенные функции, например напоминания о встречах. Составьте список необходимых функций и запросите итоговую цену, включая обучение, поддержку, любую необходимую миграцию данных и предлагаемое предложение по внедрению - есть ли какие-либо дополнительные расходы на это и какова окончательная цена системы дляваша практика?

Соответствие и безопасность

Как электронная запись помогает поддерживать безопасность? Соответствует ли он требованиям HIPAA? Все мы знаем, что безопасность и соблюдение требований являются критически важными компонентами здравоохранения, особенно с учетом изменений в HIPAA Omnibus 2013 года и предстоящего перехода на ICD-10. Обеспечение безопасности PHI (защищенной медицинской информации) является одной из основных причин наличия электронной системы - спросите поставщика, как их электронная запись повышает вашу безопасность .

Попросите их показать вам, насколько их система соответствует требованиям HIPAA и обеспечивает защиту вашей практики . Как сделать так, чтобы ваши сотрудники могли видеть только ту ЗМИ, для просмотра которой им разрешено? Предупреждает ли программа персонал о действиях, которые могут поставить под угрозу безопасность? Как он справляется с отраслевыми изменениями, такими как предстоящий переход на МКБ-10? Доступны ли отчеты и журналы, чтобы вы могли исследовать любые нарушения или проблемы? Можете ли вы сказать, кто создал конкретное действие в системе? Вам нужна электронная записная книжка, которая повысит безопасность вашей практики и обеспечит полное соблюдение всех правил, которым вы несете ответственность; попросите продавца показать вам, как он справляется с этой потребностью.

Получение ваших данных

Вы нашли систему, которая кажется действительно подходящей для вашей практики, но что произойдет, если, начав ее использовать, вы решите, что программное обеспечение не подходит для вашей организации? Как выглядит договор? Если вы обязуетесь вносить ежемесячную плату в рамках годичного контракта, как долго вы обязаны платить эту ежемесячную плату? Сколько уведомлений вам нужно отправить поставщику, если вы хотите прекратить использовать его систему? Есть ли комиссия за расторжение договора? Как вы получаете свои данные?

Хотя обдумывать необходимость замены EHR неприятно, это довольно распространенное явление, особенно если первоначальные исследования и / или инвестиции в систему недооценены. Часто организация начинает с определенной программы, но перерастает ее по мере изменения потребностей. Значительное увеличение или уменьшение штата; смена специальности; или изменение офисных процессов, например смена плательщиков, может создать необходимость в переключении систем. Если вам придется прекратить использование EHR, как это будет выглядеть? Спросите у поставщика подробности об удалении данных вашего клиента (включая электронные карты) и расторжении вашего контракта.

Забрать

Общаясь с поставщиками электронных медицинских записей, внимательно следите за их реакцией и реакцией. То, насколько быстро и тщательно будут решены ваши вопросы, может дать вам бесценное представление о том, как ваши потребности будут удовлетворены как клиент. Позвольте их первоначальному общению с вами заложить основу для вашего комфорта и уровня доверия к их постоянной отзывчивости к вашим сотрудникам и практике.