Объяснение функций eDiscovery : Глоссарий терминов eDiscovery

Выбор программного обеспечения Ediscovery является достаточно жестким, все варианты на рынке. Только в нашем каталоге 68 вариантов. Хотя он позволяет фильтровать по функциям, это бесполезно, если вы не знаете, что это за функции!

Вот краткий глоссарий терминов eDiscovery, который поможет вам сузить круг выбора и принять лучшее решение для вашей фирмы или юридического отдела.

Автоклассификация

Суды могут наложить серьезные санкции, если вы не примете надлежащих мер для сохранения электронной информации, когда вы участвуете в судебном процессе. Но должная осмотрительность обеспечит вам «безопасную гавань» от санкций. Защитите себя, применяя разумные процедуры для сохранения соответствующих электронных данных. Это означает, что вам необходимо наладить «добросовестную» работу автоматизированных систем.

Первое, что делает хорошая система автоматической классификации, - это отделяет пшеницу от плевел. Правила гражданского судопроизводства и многочисленные законодательные акты штатов предусматривают, что все стороны в федеральном судебном процессе несут юридическую ответственность за сохранение соответствующей электронной информации. Выяснение того, что оставить, а что выбросить, снижает риск судебных разбирательств и повышает соответствие нормативным требованиям.  

Отказ от хранения одноразового контента также значительно удешевляет хранение и обнаружение. Хорошая функция автоматической классификации надежно идентифицирует одноразовый контент или контент, который больше не имеет деловой или юридической ценности.

Вопрос к поставщикам: как ваша система определяет одноразовый контент?

Автоклассификация - одна из тех функций, которые могут означать много разных вещей. Вам нужно больше информации от вашего поставщика, чем «он предлагает автоматическую классификацию». По сути, автоматическая классификация может просто означать, что программное обеспечение назначает ключевые слова документам на основе их содержимого.

Профессиональное программное обеспечение eDiscovery может быть «обучено» классификацией информации экспертом в предметной области для любой данной категории записей.

Вопрос к поставщикам: ваше программное обеспечение умеет классифицировать информацию?

Хорошее программное обеспечение eDiscovery классифицирует на основе статистически значимой выборки и контроля качества. Это позволяет легко продемонстрировать надежный и прозрачный подход к управлению информацией. Когда вы можете защитить свою практику, вы сводите к минимуму риск штрафов со стороны регулирующих органов и санкций за обнаружение электронных данных.

Любая автоматическая классификация даст более стабильные результаты, чем команда юристов. Он также находит и удаляет дубликаты.

Собственный формат

По словам эксперта по eDiscovery Джорджа Соча из исследования Socha-Gelbmann Electronic Discovery, на самом деле существует четыре категории форматов электронных открытий с точки зрения производства, проверки и обработки:

• Истинный родной: что имеет в виду большинство сторонников, запрашивая нативную продукцию. Копии исходных документов с неизмененными метаданными в формате, созданном приложением-разработчиком, например DOC или XLS.
• Почти нативный: копия исходного файла, содержимое и метаданные которого доступны в электронном виде. Например, документ Word, который был преобразован и сохранил возможность поиска и некоторые метаданные исходного файла или преобразованных в электронном виде PDF-файлов с возможностью поиска.  
• Рядом с бумагой: файлы TIFF или PDF, которые должны пройти оптическое распознавание символов (OCR), прежде чем их можно будет найти или проиндексировать. OCR может давать несовершенные результаты с точки зрения точности поиска, и результаты, как правило, уступают результатам, полученным в электронных документах, преобразованных в PDF с неповрежденным текстом. Кроме того, текст должен быть отправлен отдельно, обычно как файл TXT, требуя, чтобы и файл TXT, и изображение TIFF просматривались и редактировались отдельно.
• Фактическая бумага: документы, созданные в бумажной форме, или цифровые файлы, напечатанные на бумаге. Совершенно очевидно, что бумага не предлагает возможности поиска или других экономящих время методов электронного обзора.

Вам нужно решение для обнаружения электронных данных, которое может сохранять, анализировать и передавать информацию в ее собственном формате. Или формат данных, когда они были созданы или получены вашей организацией.

Вы хотите, чтобы ваша платформа eDiscovery сохраняла метаданные. Эта информация включает дату создания / изменения, автора и т. Д. Она также включает скрытый материал, который не отображается при распечатке документа, например скрытые строки, ячейки и формулы в Excel, а также отслеживание изменений, комментариев и пометок в Word.

Сохранение информации в исходном формате помогает избежать копирования одних и тех же данных в разных форматах.

Опять же, не каждый поставщик сможет сохранить и распределить по категориям все форматы. Поставщик может похвастаться тем, что предлагает собственный формат, но не включает, например, сообщения Facebook.

Вопрос к поставщикам: с какими форматами работает ваша система?

Кейс-аналитика

Поставщик программного обеспечения eDiscovery, компания NextPoint, определяет аналитику eDiscovery как «любой инструмент или набор инструментов, используемых для интеллектуального анализа данных, отслеживания событий и создания отчетов для обеспечения понимания и анализа для проверки документов».  

Инструменты аналитики включают в себя различные функции, от показателей обзора до расширенных приложений для интеллектуального анализа данных. Кейс-аналитика также может относиться к инструментам для просмотра и анализа ESI.

Вопрос к поставщикам: какие показатели отслеживает ваше программное обеспечение?

Хорошая аналитика не только делает процесс обнаружения более эффективным и надежным, но и делает его более защищенным и повторяемым.

Все это часть принятия «разумных шагов» для предотвращения непреднамеренного раскрытия информации. Правило 502 Федеральных правил доказывания (в отношении непреднамеренного раскрытия рабочего продукта):

В зависимости от обстоятельств сторона, использующая передовые аналитические программные приложения и лингвистические инструменты при проверке прав и рабочих продуктов, может оказаться предприняла «разумные шаги» для предотвращения непреднамеренного раскрытия информации. Также может иметь значение внедрение эффективной системы управления записями до судебного разбирательства.

Вопрос к поставщикам: как предоставляемые вами аналитические данные делают процесс обнаружения более эффективным, надежным, защищаемым и повторяемым?

Некоторые поставщики предлагают приложениям eDiscovery графические представления данных, часто на панели управления, что дает группам проверки легкий доступ к отчетам о ходе выполнения и статусу.

Вопрос к вендорам: как представлена ​​информация аналитики кейсов?

Обсуждения

Цепочки обсуждения контента позволяют рецензентам и другим пользователям легко обмениваться информацией о конкретном фрагменте информации.

OCR (оптическое распознавание символов)

OCR сканирует текст, содержащийся в изображении, и преобразует его в текст, доступный для поиска. Это часто используется для сканированных бумажных документов.

Отслеживание документов

Позволяет пользователям просматривать прогресс документов в процессе обнаружения электронных данных. Показывает, кто и когда просматривал документ.

Полнотекстовое извлечение

В основном эта функция относится к сканированию бумаги и запуску на ней распознавания текста.

Извлечение метаданных

Это позволяет вашей платформе eDiscovery извлекать и хранить метаданные (например, автора, дату и тему) вашего ESI (информация, хранящаяся в электронном виде).  

Тематическая кластеризация

Некоторые поставщики eDiscovery сортируют документы по группам на основе связанных тем. Пользователи могут видеть обзор темы, а также аналогичные концепции в документах. Это помогает пользователям видеть общие темы и закономерности среди электронных документов. Это особенно полезно для судебных исполнителей .

Предел хранения

Предел хранилища относится к тому, сколько информации вы можете хранить на своей платформе eDiscovery. Вы хотите быть уверены, что вам не придется платить больше, чем вы ожидали, за хранение всех ваших данных.

Индексирование документов

Индексирование документов относится к связыванию записей с ключевыми словами для более эффективного процесса поиска и просмотра.

Комментарии / Выделение / Подчеркивание

На некоторых платформах eDiscovery вы можете комментировать, выделять и подчеркивать определенные части документа.

Частные аннотации

Аннотации можно сделать частными либо с помощью защиты паролем, либо с возможностью рассылки документов без включенных аннотаций, сохраняя при этом аннотации для внутреннего использования.

Обзор, экспорт, скорость загрузки

Хотя это не часто обсуждается, обнаружение и проверка электронных данных требуют очень много времени и, следовательно, дорогостоящих мероприятий. Ускорение процесса может сэкономить миллионы .

Вывод

Надеемся, что этот краткий глоссарий терминов eDiscovery поможет вам сузить круг вариантов, чтобы помочь вам принять лучшее решение по программному обеспечению электронного обнаружения для вашей фирмы или юридического отдела. Какие термины мы должны включить в следующий? Дайте нам знать об этом в комментариях!