Окончательный справочник ресурсов по закону о бережливом производстве для малых и индивидуальных фирм

То, что начиналось на заводах Toyota с целью повышения эффективности сборочных линий, наконец, поразило профессию юриста. Десять лет назад о методологии бережливого производства никто не слышал. Теперь все, от LegalTalkNetwork до юридического бизнеса , говорят о том, как сделать закон более компактным.

Методология бережливого производства захватывает мир. Загляните в любую отрасль, и вы найдете кого-то, кто применяет принципы рассмотрения процесса для сокращения отходов и повышения эффективности при сохранении качества. Как бы медленно ни развивалась юридическая отрасль, даже она не была полностью избавлена ​​от бережливой революции.

Частично причина этой тенденции - неустанная работа евангелиста бережливого производства Кена Грейди. Недавно он ушел с поста генерального директора SeyfarthLean Consulting,  чтобы сосредоточиться на проповеди Евангелия бережливого производства для Seyfarth Shaw,  дочерней компании, которая использует управление проектами и статистический анализ для снижения стоимости юридических услуг для клиентов.

Увидев его твит о бережливом праве, я поговорил с Кеном по телефону о том, как он начал, чему научился и где, по его мнению, будет развиваться юридическая отрасль.

У него есть опыт работы в качестве внутреннего юриста в трех компаниях из списка Fortune 1000, но именно его набег на производственный мир познакомил его со всеми аспектами бережливого производства. Во время работы на производственном предприятии он отправился в Японию, чтобы поучиться у консалтинговой фирмы, которая разработала бережливую революцию в Toyota.

Более компактная линия

Для непосвященных бережливое производство - это во многом то, что стоит за преобразованием Toyota из небольшого производителя автомобилей в крупнейшую автомобильную компанию в мире. Чтобы значительно упростить, компания Toyota разобрала каждый элемент производственного процесса, чтобы найти этапы, которые можно упростить или исключить, чтобы сократить отходы и сохранить высокое качество.

Грэди руководил своей фирмой, используя принципы бережливого производства, которым он научился в Японии. Syfarth Shaw, основанная в 2005 году, занималась бережливым производством в юридической сфере. Теперь он провел последние полтора года, работая с Syfarth над SyfarthLean, убеждая других использовать бережливое производство.

По словам Грейди, юридическая практика «практически не изменилась» за последние 100 лет. Он основан на системе, разработанной в начале 1900-х годов. «Изменения, произошедшие в юридической практике, были незначительными по сравнению с изменениями в других отраслях».

Чувствуя сжатие

Примерно с 2005 года юридические отделы крупных корпораций стали испытывать большее давление, и больше внимания уделялось тому, сколько денег они тратят на решение юридических вопросов. Раньше стоимость услуг адвоката считалась фиксированной. Затем компании стали более внимательно относиться к управлению бюджетами. Это вынуждает юридические отделы делать больше за меньшие деньги. Количество юридических потребностей увеличивается, но ресурсы юридических отделов сокращаются.

Нед Ганнон, писатель для Law Technology Today , вторит этой обеспокоенности: «Внутренние юридические отделы сталкиваются с растущим давлением, требующим как повышения эффективности их собственных операций при одновременном решении более обширной рабочей нагрузки, так и сокращения суммы, которую они тратят на оплату юридических услуг за пределами организации. советник. "

Найдите ценность, укорените отходы

Lean в основном рассматривает ваши процессы для выполнения юридической работы и разделяет каждую задачу на две категории:

1. Вещи, которые повышают ценность клиента или клиента.
2. Вещи, которые не добавляют ценности, которые в системе бережливого производства называются отходами.

Цель бережливого производства - убрать отходы и сосредоточиться на процессах, повышающих ценность.

«Первый шаг - посмотреть, как мы предоставляем юридические услуги», - пояснил Грэди. Независимо от того, работаете ли вы в корпорации или фирме, в правительстве или в судебной системе, используйте такие инструменты, как CRM и аналитическое программное обеспечение, а также философию бережливого производства, чтобы начать говорить: «Хорошо, вот как мы ведем судебное разбирательство или обрабатываем контракты». Затем мы определяем стоимость / потери. Как только вы это сделаете, вы сможете изменить свои процессы, чтобы сократить отходы и повысить ценность.

Примеры

Грэди был генеральным советником в компании, очень заботящейся о своем бренде. Товарные знаки были важной частью того, что делала компания. У них был очень большой портфель интеллектуальной собственности, и юристы ежедневно занимались судебными разбирательствами и администрированием торговых марок. Это съедало значительную часть их юридического бюджета.

Эти процессы были похожи на то, как другие компании обрабатывали интеллектуальную собственность, хотя их потребности были больше, чем потребности большинства компаний. Задача заключалась в том, чтобы выполнить больше юридической работы за меньшие деньги по мере роста портфеля и регулирования. Syfarth использовал картирование процессов и методологию бережливого производства, чтобы получить те же результаты с меньшим количеством шагов и ресурсов. После заключения соглашения о фиксированной оплате за всю работу по товарным знакам в год компании пришлось платить Syfarth только 85% от того, что они заплатили им в предыдущем году, но за управление еще большим и растущим портфелем. Syfarth сэкономил им 15% затрат.

Составив схему процессов работы с портфелем, они смогли получить приемлемую маржу. Во втором году комиссия составила 85% от комиссии за предыдущий год, что опять же - тот же результат за меньшие деньги. То же самое на третий год. Установив метрики для каждого шага процесса, они смогут отслеживать эффективность по сравнению с ними, чтобы увидеть, какие изменения процесса привели к улучшениям. Они также создали программу стимулирования, чтобы, когда компания экономила деньги, Сифарт получала часть этих денег.

Применение методологии бережливого производства не должно быть настолько всеобъемлющим. Даже небольшие изменения могут дать большие результаты. Например, Грэди объясняет, что многие юристы начинают составлять документ до того, как получат от своих клиентов всю информацию, необходимую для его заполнения. Таким образом, они отправят клиенту электронное письмо для получения информации, а затем ждут ответа. Но чтобы вернуться к черновику, нужно время. Вместо этого Грэди предлагает разработать шаблон для каждого вида контракта и отправить его клиенту.

Программная ловушка

Law Technology Today признает (относительно) « неустанное стремление к экономической эффективности » в юридической отрасли. Это давление побуждает юридические фирмы и внутренние юридические отделы внедрять технологии, которые сделают их более эффективными. «Технологические инновации как средство повышения эффективности постоянно появляются во многих областях права. Согласно исследованию юридических фирм в переходный период, проведенному Альтманом Вейлом за 2014 год (PDF), в ответ на вопрос о наиболее вероятном посреднике на рынке юридических услуг в течение следующих десяти лет 32% руководителей юридических фирм выбрали технологические инновации ».

Юридическое программное обеспечение  существует для того, чтобы сделать процессы более эффективными. Но Грэди предупреждает, что программное обеспечение, автоматизирующее глупые процессы, институционализирует отходы. Например, программное обеспечение для управления контрактами, которое не меняет процесс, делает его более дорогим и плохим процессом. «Как только вы очистите процесс, получите программное обеспечение», - сказал Грэди.

Другой пример плохо используемого программного обеспечения - это программное обеспечение для составления отчетов, которое выводит отчеты, на которые никто не смотрит. «Большинство компаний, которые не изучали процессы, создают множество отчетов, которые люди не используют», - сказал Грейди. «Компьютер может сообщать быстрее. Но основная проблема в том, что им вообще не нужны отчеты ».

Прислонившись

Я спросил Грэди, почему юристы сопротивляются бережливому производству.

«Юристы не склонны к риску и сопротивляются изменениям в зависимости от типа личности», - сказал Грэди. «Обычно вы не хотите нанимать юриста, который говорит: давайте рискнем!»

Далее Грэди объяснил, как модель оплачиваемых часов фирм противоречит желанию юридических отделов снизить затраты при том же качестве работы.

«Мало кто из юристов любит оплачиваемый час», - сказал Грэди. «Большинство терпят это или ненавидят. Многие фирмы пытаются выяснить, как они могут изменить систему вознаграждения, которую люди использовали и которой долгое время доверяли, на новую модель ».

Это сложно, потому что фирмам не нравится объективность новых моделей.

Вывод

Несмотря на сопротивление, становится ясно, что бережливое производство - это путь в будущее.

Используете ли вы закон о бережливом производстве в своем отделе или фирме? Вы планируете? Почему или почему нет? Дайте нам знать об этом в комментариях!

Изображения Эбби Калер