Простой бухгалтерский учет для малого бизнеса: использование метода конвертов для экономии времени и денежных средств

Вы ваш малый бизнес.

Может быть, у вас есть небольшой бизнес и, может быть, у вас есть люди, но давайте проясним - вы - это ваш бизнес. Вы делаете основную часть работы, вы тот, кто охотится за новыми клиентами, и вы тот, чьи финансы находятся на кону. Если вы хотите иметь шанс на успех, вам нужно знать, сколько денег вы зарабатываете и тратите.

Это не то место, где можно обойти без всякого плана. Даже если ваш план прост, вам нужно знать, как вы собираетесь отслеживать свои денежные средства. К счастью, есть простые способы сделать это.

Знакомство с методом конверта

Если вы на меня настаиваете, я бы сказал, что любой сможет найти бухгалтерское программное обеспечение для решения своих денежных проблем. Но это не соответствует действительности. Иногда вам нужно просто выбрать систему, которая сделает это. Это как упражнения - куда менее важно то, где вы их делаете, чем то, что вы делаете.

Метод учета в конвертах был разработан как решение для личного учета. Что ж, это действительно только что появилось. Это не была давно разработанная система, над которой бухгалтеры изучали, чтобы облегчить жизнь. Это был простой способ отслеживать наличные деньги до того, как мы начали использовать чековые книжки, бухгалтерские книги или программное обеспечение.

Как работает бухгалтерия конвертов

Все, что вам нужно сделать, это получить кучу маленьких конвертов - вроде тех, в которых вы отправляете письмо, если вы когда-нибудь отправляли письма - и несколько больших конвертов - желтые с этой маленькой латунной застежкой отлично подойдут.

На каждом небольшом конверте вы пишете название строки в своем отчете о прибылях и убытках. В мире личных финансов это могут быть просто «квитанции» и «зарплаты» - затраты и доходы. Для малого бизнеса вам понадобится больше детализации в именовании.

« Выручка » - это хороший ярлык, но в отношении затрат вам следует выделить несколько категорий. Самыми большими будут « офис » - аренда, коммунальные услуги, Интернет, основные канцелярские товары - « маркетинг » - Google AdWords , печатная реклама, визитные карточки - « путешествия » - еда, бензин, отели - « зарплата » и catchall « другое ».

В зависимости от характера вашего бизнеса вы сможете легко выбрать дополнительные категории. Может быть, вы много тратите на встречи или расходные материалы, такие как гайки, болты или пестициды. Все, что имеет смысл для вашего бизнеса. Ключ ко всей этой системе - максимально упростить категоризацию ваших финансов.

Теперь каждый раз, когда вы несете расходы, вы будете писать сумму квитанции на внешней стороне соответствующего конверта, прибавлять ее к предыдущей сумме, а затем помещать квитанцию ​​об этой покупке в конверт.

На внешней стороне конверта у вас теперь есть общая сумма, которую вы потратили на эту категорию. Внутри у вас есть все чеки, готовые к просмотру, если они вам понадобятся. Когда вы закончили месяц, квартал или год - все зависит от того, что подойдет для вашего бизнеса - вы кладете итоги всех конвертов на внешнюю сторону большого конверта, пишете на нем диапазон дат, и вы получил тот период отсортирован.

Смыть, прополоскать, повторить.

Выгоды

Помимо полученных знаний, метод конверта дает вам важную практику в управлении своими финансами. Когда время налогообложения приближается, у вас будет все необходимое в одном месте. Когда ваш бизнес-банкир спрашивает, сколько чистого дохода вы получили в этом году, просто посмотрите на конверты. Когда вам интересно, на что вы потратили все эти деньги, вы можете просто проверить.

По мере роста вашей компании вы можете со временем перерасти этот метод. Из-за большого количества распределенных сотрудников или повторяющихся потоков доходов или странных методов бухгалтерского учета конверты отойдут на второй план.

Но к этому моменту у вас будет отличный опыт в отслеживании и изучении ваших финансов. Поместить их все в систему программного обеспечения - что, давайте будем честными, в конечном итоге - не проблема.

Последние мысли

Бухгалтерский учет на конвертах - отличное введение в бухгалтерский учет для владельца малого бизнеса. Это дает вам контроль над своими финансами, не отнимает уйму вашего драгоценного времени и учит основам бухгалтерского учета.

Как я уже сказал, это вряд ли будет вашим долгосрочным решением для бухгалтерского учета. Если вы просто хотите превратить учет конвертов в цифровой опыт, обратите внимание на NeoBudget или Mvelopes , оба предлагают цифровую систему учета конвертов. Когда вы будете готовы полностью отказаться от конвертов, загляните в каталог бухгалтерского программного обеспечения Platforms . А пока удачи.

Изображение Эбби Калер