9 вещей, которые необходимо сделать перед использованием программного обеспечения для расчета заработной платы

Изменение способа расчета заработной платы может быть пугающим. Как вы передаете информацию о заработной плате? Куда вы положили свои идентификационные номера налогоплательщика?

Если вы новый работодатель, возможно, вы не разбираетесь во всех частях расчета заработной платы. Знаете ли вы, какая информация нужна новому работодателю ? Каковы ваши налоговые ставки?

Есть так много вопросов, которые нужно задать. Но тебе нужно вести бизнес! Вот хороший вопрос для начала: как мне упростить расчет заработной платы?

Программное обеспечение для расчета заработной платы может облегчить ваши проблемы с заработной платой. Вот как можно подготовиться к использованию программного обеспечения для расчета заработной платы.

1. Убедитесь, что программное обеспечение соответствует вашим потребностям.

Прежде чем вы начнете использовать программное обеспечение для расчета заработной платы , вы должны убедиться, что оно действительно соответствует вашим потребностям. Определите, для чего вам нужно программное обеспечение. Если программное обеспечение не соответствует вашим потребностям, оно не будет эффективным для вашего бизнеса. Программное обеспечение для расчета заработной платы может включать в себя следующие функции:

• Подача налоговой декларации и депозиты
• Печать форм
• Доступ сотрудников
• Совместимость с мобильными устройствами
• Учет времени и посещаемости

Как только вы определите свои потребности в заработной плате, вы сможете исключить программные пакеты, которые вам не подойдут. Кроме того, подумайте о своих желаниях - о вещах, которые вам бы хотелось, но не обязательно. Знание ваших желаний может помочь вам выбрать между двумя похожими программными пакетами.

2. Соберите информацию о своем бизнесе.

Когда вы начнете использовать программное обеспечение для расчета заработной платы, вам нужно будет ввести информацию о своей компании. Вам понадобится юридическое название вашей компании, DBA (название «ведение бизнеса как») и адрес.

Убедитесь, что вы зарегистрировали название своей компании в канцелярии вашего округа или в правительстве штата. В каждом штате свои требования к регистрации названия вашей компании.

3. Соберите информацию о сотрудниках

Когда вы настраиваете программу расчета заработной платы, вам нужно будет ввести информацию обо всех своих сотрудниках. От каждого сотрудника вам потребуется следующая информация:

• Юридическое название
• Адрес
• Номер социального страхования
• Статус налоговой декларации
• Удержания из заработной платы

Вы можете найти всю необходимую информацию о сотрудниках в форме IRS W-4. Когда вы нанимаете нового сотрудника, он должен заполнить форму W-4. Когда сотрудник меняет жизнь (например, выходит замуж или рожает ребенка), он или она должны заполнить новую форму W-4.

Как работодатель, вы должны держать под рукой все формы W-4 для расчета заработной платы. Вы должны хранить каждую форму W-4 не менее четырех лет.

4. Найдите свои идентификационные номера налогоплательщика.

Для расчета заработной платы вам может понадобиться несколько идентификационных номеров налогоплательщика.

EIN

Все работодатели должны иметь идентификационный номер работодателя (EIN), чтобы сообщать о федеральных налогах в IRS. Вам также понадобится EIN при отправке некоторых других документов в IRS и государственные органы.

Если вы в настоящее время являетесь работодателем, держите свой EIN под рукой. Вам нужно будет ввести свой идентификационный номер в программу расчета заработной платы. Если вы новый работодатель, вы можете подать заявление на получение EIN онлайн.

Государственные и местные идентификационные номера

Некоторые государственные и местные органы власти требуют, чтобы работодатели получали идентификационный номер. Эти идентификационные номера часто используются для отчетности по государственным и местным налогам.

Если в вашем штате или местности требуются идентификационные номера работодателя, вам придется добавить свои номера в программу расчета заработной платы. Если вы в настоящее время являетесь работодателем, у вас уже должен быть идентификационный номер, если он требуется в вашем штате или местности. Если вы новый работодатель, свяжитесь с администрацией вашего штата и местного самоуправления, чтобы узнать, как получить идентификационный номер работодателя.

5. Определите налоговые ставки и сроки.

Вы должны уплатить несколько налогов на заработную плату . Вы должны удерживать подоходный налог из заработной платы сотрудников. Вы должны платить налоги по безработице. Вы также должны удерживать Social Security и Medicare из заработной платы сотрудников, а также вносить взнос работодателя.

К сожалению, в каждом штате разные ставки и набор правил налогообложения заработной платы. Прежде чем перейти на программное обеспечение для расчета заработной платы, убедитесь, что вы подтвердили свои налоговые ставки. При настройке программного обеспечения для расчета заработной платы вам нужно будет ввести налоговые ставки для федерального налога и налога штата по безработице, налога на социальное обеспечение и налога на Medicare.

Вам также необходимо знать, когда подлежат уплате налоги на заработную плату. Не у всех работодателей одинаковые сроки уплаты налогов на заработную плату. Вам нужно будет ввести даты уплаты налогов в программное обеспечение. Это поможет программе правильно рассчитать сумму каждого налога, подлежащего уплате.

6. Выберите период оплаты.

Когда вы настраиваете программу расчета заработной платы, вам нужно будет установить период оплаты. Период оплаты - это то, как часто вы платите своим сотрудникам. Примеры периода оплаты включают оплату вашим сотрудникам еженедельно, раз в две недели, раз в полгода и ежемесячно.

Если вы ранее нанимали работников, вы, вероятно, продолжите использовать тот же период оплаты. Если вы измените периоды заработной платы, вы захотите убедиться, что сотрудники получают надлежащую компенсацию.

В некоторых штатах есть законы, регулирующие, как часто вы должны платить сотрудникам. Устанавливая период оплаты для ваших сотрудников, обратитесь к законам своего штата .

7. Установить заработную плату сотрудников.

Вы должны ввести, сколько вы платите своим сотрудникам, в программу расчета заработной платы. Для каждого сотрудника нужно будет установить либо почасовую ставку оплаты труда, либо оклад. Вы также должны будете идентифицировать каждого сотрудника как освобожденного или не освобожденного от сверхурочной заработной платы.

Вас могут спросить, получают ли ваши сотрудники чаевые. Чаевые обычно получают работники ресторанов и заведений общественного питания. Вас также могут спросить, получают ли ваши сотрудники комиссионные. Продавцы иногда получают комиссию. Вы должны записывать все чаевые и комиссионные, которые зарабатывают сотрудники. Оба вида компенсации облагаются налогом.

Когда вы настраиваете заработную плату сотрудников в программном обеспечении, вы можете рассмотреть вопрос о других компенсациях. Вам нужно будет указать в программе оплачиваемый отпуск или больничный.

8. Соберите предыдущие платежные ведомости.

Если вы новый работодатель, впервые проводящий расчет заработной платы, очевидно, что у вас не будет предыдущей информации о заработной плате. Но если вы опытный работодатель, который переходит на программное обеспечение для расчета заработной платы, вам, возможно, придется ввести ранее выполненные платежные ведомости. Ввод предыдущей информации о заработной плате помогает программному обеспечению точно рассчитывать налоги и удержания из заработной платы сотрудников.

9. Рассмотрите варианты ведения документации.

Когда вы переключаетесь на программное обеспечение для расчета заработной платы, вы можете пересмотреть, как вы ведете свои платежные ведомости. Как работодатель, вы должны хранить в файле некоторые данные о заработной плате, такие как форма W-4, форма W-2 и налоговые депозиты.

Поскольку вы переходите на программное обеспечение для расчета заработной платы, вы также можете подумать о переводе своих записей в цифровой формат. Выбранное вами программное обеспечение для расчета заработной платы может иметь возможность хранить ваши платежные ведомости. Если это не так, вы можете подумать о том, чтобы найти способ хранить свои платежные ведомости на своем компьютере или в облаке.

Переход на программное обеспечение для расчета заработной платы

Как упоминалось ранее, изменение способа расчета заработной платы не должно пугать. Ваша конечная цель должна заключаться в том, чтобы найти то, что лучше всего подходит для вас. Если вы ищете способ сэкономить время и контролировать расчет заработной платы, возможно, вам подойдет программное обеспечение.

После того, как вы определите свои потребности в заработной плате и соберете всю необходимую информацию, настройка программного обеспечения для расчета заработной платы станет простой задачей. Вам просто нужно ввести всю информацию в программу.

Некоторые компании-разработчики программного обеспечения упрощают настройку, предоставляя услуги по настройке. Хорошая компания-разработчик программного обеспечения поможет вам в этом процессе и постарается снять стресс, связанный с заработной платой.

Заголовок Рэйчел Вилле