Почему вам следует внедрить решение для автоматизации расчетов с поставщиками

Каждый бизнес ведет дела как минимум с одним бизнесом. Вы платите за электричество, покупаете ручки, передаете на аутсорсинг разработку приложений или покупаете автомобили у местного дилера. Чтобы справиться со всем этим, большинство компаний в конечном итоге управляют программой кредиторской задолженности, чтобы обеспечить согласованность и своевременность платежей.

Автоматизация кредиторской задолженности - это процесс превращения повторяющейся природы кредиторской задолженности в систему, которая в основном работает сама по себе. На самом деле вы все равно получите человека, выполняющего очень небольшой объем работы, но это будет намного меньше, чем он делал бы без автоматизации.

Основы кредиторской задолженности

Шаги, которые предпринимает ваш бизнес, когда ему нужно кому-то заплатить, могут отличаться, но большинство настроек выглядят примерно так.

1) Получите счет от продавца. С ним может быть связан номер заказа на покупку, он может быть отправлен сейчас или в будущем и может быть отправлен по почте с монетным двором Анд, если Olive Garden вам помогал. Жизненный совет: если вы спросите, они дадут вам миллиард мятных конфет.      

2) Сверьте счет-фактуру с вашей внутренней системой заказов на покупку. Если счет был предварительно закодирован, вы можете просто сопоставить его с внутренним номером заказа на покупку, который вы сгенерировали. Если нет, вам придется выследить порядок, чтобы все соответствовало.      

3) Введите счет в свою бухгалтерскую систему, привязанный к правильному заказу на поставку. Я бы поместил сюда больше информации, если бы это не было так очевидно. Вместо этого, вот небольшой рассказ о рыбе. Марвин увидел плывущую акулу. «Как прекрасен наш мир», - подумал он. Конец.      

4) Оплатите счет любым способом.      

Если мы собираемся сократить ручную работу, это самые большие куски, которые мы можем сократить.

Управление получением счета-фактуры

Это может показаться простой работой, но на самом деле это огромная боль для вашей команды по работе с кредиторской задолженностью. Прежде всего, счета бывают разных форм. Некоторые из них представляют собой бумажные счета, некоторые отправляются по электронной почте, а некоторые требуют поиска на веб-сайтах поставщиков.

Прежде чем мы действительно сможем перевернуть все это с ног на голову, нам нужно найти способ консолидировать счета-фактуры, чтобы мы могли их просматривать и управлять ими согласованным образом.

Если вы получаете много бумажных счетов - фактур, загляните в программное обеспечение , как  MineralTree в фактуре-на-Pay , ж ч я с ч позволяет сканировать бумажные счета - фактуры - навалом, даже - и преобразовывать цифровые счета - фактуры в стандартном формате. Это означает, что ими можно одинаково управлять в программном обеспечении для работы с кредиторской задолженностью. Эти системы извлекают соответствующую информацию из существующих счетов, создавая организованную базу данных с возможностью поиска.

Если вы получаете много счетов-фактур в формате PDF, попробуйте Beanworks - еще одно программное обеспечение для автоматизации счетов к оплате, которое позволяет сканировать PDF-файлы в систему. Он извлекает описание, позиции, заказ на покупку и другие соответствующие данные. Затем в Beanworks вы можете искать или сортировать свои счета, чтобы узнать, сколько вы должны, что было оплачено и за что именно вы платили.

Внутренняя выверка счетов

Теперь у нас есть счета в стандартизированном формате, и мы можем приступить к их обработке. Программное обеспечение для автоматизации подключается к вашей бухгалтерской или ERP-системе и принимает заказы на поставку по мере их создания. Затем система может начать принимать разумные решения о том, какие платежи производятся - подробнее об этом позже.

Для некоторых счетов это будет чрезвычайно простой процесс. Вы получаете счет-фактуру по заказу на покупку 123 от Продавца X на сумму 12 долларов США. В вашей системе есть заказ на покупку 123 за 12 долларов, и вы просто сидите там и ждете счета. Спички все вокруг, и мы закончили.

В некоторых случаях программное обеспечение для автоматизации будет делать немного больше. Вы получаете счет-фактуру без номера заказа на покупку на 12 долларов или счет на покупку 123 на 14 долларов. В этих случаях программное обеспечение вашей кредиторской задолженности выполняет ту работу, которую обычно оставляют Нине для работы с кредиторской задолженностью.

Microsoft Dynamics , например, может сопоставить цену счета-фактуры с заказом на покупку, проверить расхождение в указанной цене и уплаченной цене, а также проверить, соответствует ли полученная сумма заказанной сумме. Ваш бизнес может установить ограничения, чтобы отмечать несоответствия, не обращая внимания на то, что не имеет значения.

Эти 14 долларов были за 1000 виджетов по 0,013 доллара за каждый с прикрепленным долларом для обработки или что-то в этом роде. Первоначальный заказ был на 1000 виджетов по 0,012 доллара за каждый без платы за обработку. Вы можете заранее сказать системе, является ли такой уровень изменений реальной проблемой или просто затратами на ведение бизнеса.

Независимо от того, что вы решите, система может согласовать все, связав заказ на покупку со счетом-фактурой, чтобы вы могли легко увидеть, что заказано и за что оплачено.

Бухгалтерские привязки

Мы уже говорили о привязке кредиторской задолженности к вашей системе бухгалтерского учета , чтобы вы знали, что это можно сделать. Помимо обмена базовой информацией, от интеграции есть еще много чего.

Связав программное обеспечение для работы с кредиторской задолженностью со своей системой бухгалтерского учета, вы сможете поддерживать свой бизнес в актуальном состоянии, насколько это возможно. Вы также можете смотреть вперед и создавать более качественные отчеты, помещая в вашу систему заказы на покупку, по которым выставлены счета-фактуры.

Например, загружая счета-фактуры в бухгалтерское программное обеспечение по мере их поступления - а не всякий раз, когда Нина к нему подходит - вы можете сразу увидеть, какие платежи запланированы, что позволит вам принимать более обоснованные решения о покупке.

Вы также сможете управлять этими счетами в своих системах бухгалтерского учета и кредиторской задолженности, не создавая их в обеих системах.

Наконец, вы можете сэкономить время на настройку - и небольшие кусочки здесь и там на постоянной основе - импортируя все данные вашего поставщика из вашей бухгалтерской программы в новое программное обеспечение для работы с кредиторской задолженностью. Все это классическое удаление двойной записи, сокращающее количество раз, когда вам нужно вводить данные в любое программное обеспечение, и, следовательно, количество раз, когда вы открываете свой процесс до ошибок.

Завершая все с оплатой

Последний шаг в счетах к оплате - это фактический платеж. Вы выяснили, кому вы должны и за что, вы ввели все данные в систему, и теперь вы готовы отправить деньги в дверь.

Чтобы завершить процесс, у вас будет много вариантов. Procurify позволяет вам вырезать и отправлять чеки по почте, используя свою платежную систему, в то время как MineralTree использует платежную систему вашего банка для отправки платежей. Beanworks дает вам возможность использовать свою платежную систему или подключиться к процессингу ACH вашего банка для отправки наличных.

Все происходит, как только вы подтверждаете счет на оплату. Автомагия во всей красе.

Подвести итоги

После того, как у вас есть программное обеспечение для работы с кредиторской задолженностью, вы можете начать пропускать все худшие части оплаты счетов. Вместо этого вы получите счет-фактуру и, возможно, отсканируете его. Оттуда программное обеспечение свяжет его с заказом на покупку, перенесет в вашу систему бухгалтерского учета, предложит вам утвердить и уведомит вас о несоответствиях, а затем « Я позабочусь об оплате счета.

Часы становятся минутами, минуты - секундами, а яйца - тортами. Это прекрасное время, чтобы быть живым.

Чтобы получить дополнительную помощь в повседневном управлении финансами вашего бизнеса,  посетите наш финансовый блог . Чтобы ознакомиться с полным списком поставщиков программного обеспечения для автоматизации расчетов с поставщиками, а также с характеристиками и обзорами, посетите каталог «Счета к оплате» Platforms .