9 вопросов, которые нужно задать при оценке AP Automation Решения

Вы уже понимаете, какую пользу от автоматизации счетов к оплате принесет вашей организации. Теперь вы готовы оценивать решения, планировать демонстрации продуктов и определять, что имеет смысл для вашего бизнеса.

Вы должны выбрать лучшее решение для своей организации и выявить потенциальные слабые места, которые могут снизить эффективность. Выполнение домашней работы снизит риск того, что продукт не будет соответствовать вашим ожиданиям или будет стоить вам скрытых платежей.

Как узнать, какое решение подходит лучше всего? Задайте эти девять ключевых вопросов при демонстрации и сравнении решений для автоматизации точек доступа.

1. Решает ли это решение проблемы моего процесса? Будет ли он расти вместе с моей организацией?

Чтобы решить ваши проблемы, вам необходимо поделиться всеми деталями вашего процесса. Составьте план рабочего процесса по счетам к оплате - от получения счета до выполнения платежа. Отправьте этот рабочий процесс поставщику решения для автоматизации AP и попросите его использовать его в качестве потока для демонстрации. Это лучший способ понять, как автоматизация будет выглядеть в вашей организации. Некоторые поставщики создают обходные пути, чтобы их решение соответствовало вашему процессу. Убедитесь, что ключевые компоненты вашего процесса - конкретное поле, правило утверждения счета и т. Д. - будут работать должным образом. Часто есть области, в которых вы можете без проблем адаптировать свои процессы, но они могут потребовать дополнительной работы для вашей команды.



Если ваша организация быстро растет, спросите, как решение может поддерживать больший объем счетов-фактур и платежей в будущем. Посмотрите, есть ли примеры клиентов, которые успешно использовали программное обеспечение для поддержки своего растущего бизнеса.

2. Удобно ли это решение и интегрируется ли оно с моим бухгалтерским решением и счетом в коммерческом банке?

На рынке есть два типа продуктов: интеграция на основе файлов и интеграция на уровне API. Вам необходимо понимать процесс внедрения всех без исключения элементов, которые вам понадобятся от вашей ИТ-команды. Файловая интеграция требует ручной работы с вашей стороны для экспорта и импорта файлов, и ее часто сложно реализовать. Они требуют ручного ввода данных и обычно не включают регистрацию счетов. Интеграция на уровне API означает автоматическую синхронизацию с вашей учетной системой. К сожалению, не все интеграции API включают двустороннюю синхронизацию. Это очень важно, поскольку такая синхронизация обеспечивает потоки данных о счетах и ​​платежах между системой учета и решением. Будьте осторожны, чтобы понять, что синхронизируется, а что нет.

3. Автоматизирует ли это решение все аспекты процесса оплаты счета-фактуры, включая сбор счетов-фактур, маршрутизацию и утверждение счетов-фактур, авторизацию платежей и выполнение платежей?

На рынке представлены различные продукты, которые варьируются от управления документами до рабочих процессов выставления счетов и только выполнения платежей. Когда дело доходит до настоящей автоматизации рабочего процесса по счетам к оплате, убедитесь, что решение охватывает все четыре компонента: сбор счетов, утверждение счетов, авторизация платежей и выполнение платежей. Invoice Capture устраняет необходимость вручную вводить данные счетов в вашу систему бухгалтерского учета. Некоторые решения полагаются исключительно на технологию распознавания текста. Другие используют комбинацию технологии оптического распознавания текста и человеческого обзора для обеспечения точности 99,5%. Некоторые решения извлекают информацию на уровне заголовка и строки. Другие не предоставляют такие услуги и не взимают дополнительную плату. Утверждение счета



сокращает время, затрачиваемое на поиск и отслеживание подходящего утверждающего счета. Решения позволят персоналу AP автоматически направлять счета руководителям отделов на основе имени поставщика, суммы в долларах или кода счета. Не думайте, что решение может удовлетворить ваши сложные потребности. Спросите об одновременных утверждениях, иерархических утверждениях, ограничениях на количество утверждающих на один счет или дополнительных сборах с пользователей, утверждающих счета. Авторизация платежа

позволяет вашему финансовому директору легко просматривать и обрабатывать платежи. Вам понадобится разделение обязанностей, чтобы ваш бухгалтер никогда не мог обрабатывать платежи, которые он / она инициирует (предотвращает мошенническую деятельность). И этот процесс должен быть доступен на ходу. Убедитесь, что решение поддерживает двойную авторизацию платежей, если политика вашей компании требует двух подписей выше определенного порогового значения в долларах. Выполнение платежа

позволяет предприятиям обрабатывать платежи поставщикам всех типов. Для начала спросите у поставщика решения, какие способы оплаты доступны. Убедитесь, что у них есть типы оплаты, которые вы хотите использовать, например чек, ACH, корпоративная карта, одноразовая виртуальная карта и переводы. В случае бумажных чеков спросите, используют ли они расчетный счет и могут ли они отправить чек с названием вашей компании, подписью и адресом.

4. Как выглядит внедрение, обучение и поддержка?

Есть два типа программных решений: локальные и облачные. Локальное программное обеспечение устанавливается на компьютер пользователя. В то время как облачные решения легко доступны через Интернет. Локальные решения часто требуют консультанта или ИТ-ресурсов. Решения такого типа также имеют гораздо более длительный период внедрения и их сложнее обновлять. Облачное программное обеспечение может быть установлено и запущено за несколько дней и не требует каких-либо ИТ-ресурсов. Проблемы с продуктом, исправления ошибок или будущие обновления продукта легко внедряются и не требуют особых усилий с вашей стороны.





Помимо внедрения продукта, оцените процесс адаптации и обучения. Спросите, кто будет вашим основным контактным лицом после закрытия сделки, кто будет обучать всю вашу команду и как выглядит команда поддержки клиентов. У вас должен быть специальный менеджер по работе с клиентами и легкий доступ к поддержке по электронной почте и телефону без дополнительной оплаты. Если вы интегрируетесь с существующей системой, такой как ваша ERP / бухгалтерская система, спросите, как настраивается интеграция и нужно ли вам вовлечь в процесс свою ИТ-команду. Какие ресурсы вам нужны на вашей стороне?

5. Снижает ли это решение или предотвращает внутреннее и внешнее мошенничество? С какими особенностями?

Ищите решения, которые предлагают встроенное разделение обязанностей, двухфакторные коды, иерархические утверждения, лимиты платежей, интеграцию с положительной оплатой и гарантированную защиту от мошенничества. Убедитесь, что у поставщика решения есть все эти функции, и попросите посмотреть, как они работают, в демонстрации.

6. Используется ли в этом решении расчетный счет или платежи поступают непосредственно с вашего банковского счета?

Расчетный счет немедленно снимает средства с вашего банковского счета. Ваши средства поступают на расчетный счет до того, как они будут переданы вашему поставщику, что фактически позволяет поставщику автоматизации AP получать проценты на ваши деньги. После обработки ваш поставщик получает чек, который содержит информацию поставщика решения, а не вашу. Расчетные счета не только затрудняют отслеживание платежей, но также создают проблемы для согласования. Некоторые отрасли, такие как некоммерческий сектор, не могут принимать платежи через расчетный счет по причинам соблюдения требований.

7. Вы поможете мне составить бизнес-обоснование, чтобы продать его моей управленческой команде?

Ответ на этот вопрос всегда должен быть «да». Специалист по продажам должен вооружить вас полным объяснением затрат, списком ручных задач, которые будут устранены, а также ожиданием экономии времени и средств. Попросите их провести вас через оценку рентабельности инвестиций во время последующего звонка.

8. Чем это решение отличается от конкурентов? Как выглядит дорожная карта продукта?

Хотя эти два вопроса могут показаться не связанными друг с другом, на самом деле они связаны. Послушайте, что поставщик решения говорит об их отличительных особенностях, и используйте их, чтобы определить, что лучше всего подходит для вашей организации. Надежный поставщик решения должен быть в состоянии сказать вам, подходит ли его решение для вас или другой поставщик может подойти лучше. Когда дело доходит до дорожной карты продукта, сравните общие планы и будущую функциональность. Посмотрите, насколько поставщик готов принять отзывы пользователей и включить их в свою дорожную карту. Вам нужна лучшая функциональность, и вам нужна организация, у которой есть хорошо продуманная дорожная карта продукта.

9. Какова реальная экономия и ценность этого решения?

Скажите прямо и задайте этот вопрос всем поставщикам решений в последнюю очередь. Посмотрите, что они говорят, после изучения вашего рабочего процесса и процессов. Общие ответы могут означать, что поставщик не полностью понимает ваш процесс расчета кредиторской задолженности. Убедитесь, что цена решения соответствует потенциальной выгоде. Понять все позиции затрат. Расходы по счету-фактуре и количеству платежа являются стандартными. Плата за хранение документов или нескольких пользователей не взимается. Сравните, сколько времени и денег вы сэкономите на рабочей силе и материалах для выполнения по цене. Спросите, что произойдет, если вы превысите свой ежемесячный счет и сумму платежа. Если ваша организация быстро растет и вам нужно обрабатывать большие объемы, убедитесь, что вы понимаете следующий уровень ценообразования.



Решения, которые обрабатывают платежи поставщикам с помощью одноразовой виртуальной карты или корпоративной кредитной карты, могут приносить вам скидки. Поставщик решения должен иметь возможность сопоставить ваш список поставщиков со своей базой данных и оценить ваш потенциальный годовой доход. Обязательно спросите об услугах регистрации и адаптации поставщиков - поставщик решения должен обработать этот процесс за вас!

После демонстрации вы должны быть уверены, хотите ли вы перейти к следующему этапу работы с этим поставщиком. Но если вы все еще не уверены, как будет выглядеть ваш процесс, задайте этот вопрос: я заинтересован в вашем продукте, но мне нужно участвовать в пробной или пилотной версии. Сможем ли мы это сделать?

Переход к автоматизации AP - большой шаг. И вы должны задать все правильные вопросы и оценить нескольких поставщиков решений. Помните, что вы инвестируете в продукт, который должен расти вместе с вашим бизнесом. Не соглашайтесь, если это не самый лучший вариант.