Реалии внутреннего мошенничества

Избегайте штрафов за просрочку платежа. Получите скидки за досрочную оплату. Сократите количество просроченных дней к оплате. Минимизируйте стоимость обработки счетов. Это одни из самых разрекламированных и часто разрекламированных преимуществ автоматизации расчетов с поставщиками . И хотя это, безусловно, ключевые компоненты концепции, они часто затмевают возможность решения другой проблемы, связанной с бизнесом, в которой кредиторская задолженность особенно уязвима.

Мы говорим о мошенничестве. Вездесущая угроза «Не могу поверить, что это случилось с моим бизнесом». Так что, хотя вы можете подумать, что у вас иммунитет, статистика внутреннего мошенничества может вас удивить.

По факту:

• Отсутствие внутреннего контроля составляет 29,3% случаев мошенничества , что делает его ведущей областью организационной слабости
• По данным Ассоциации сертифицированных специалистов по проверке мошенничества (ACFE), среднее время, необходимое для выявления мошенничества с выставлением счетов, возмещением расходов и проверкой фальсификации, составляет колоссальные 24 месяца.
• Мошенничество с чеками составило 77% мошенничества при платежах в 2014 г.
• Бухгалтерский отдел является крупнейшим подразделением, занимающимся мошенничеством, на него приходится 16,6% всех случаев внутреннего мошенничества.

Хотя у вас может не быть причин для беспокойства, всегда полезно сохранять усердие в своих операциях и внимательно следить за своей кредиторской задолженностью. И хотя полностью исключить риск мошенничества невозможно, такие инструменты, как платформы автоматизации точек доступа, предоставляют функции и данные, предназначенные для максимального снижения этого риска.

Для тех, кто все еще сомневается в переносе кредиторской задолженности в облако, усиленное предотвращение мошенничества может быть дополнительным оправданием, необходимым для перехода. Если вы уже сделали это, возможно, вы просто найдете несколько новых способов использовать свои инструменты автоматизации в своих интересах.

Так чем же может помочь AP Automation? В этой статье рассматриваются три набора функций, которые могут обеспечить безопасность вашего бизнеса.

Журналы аудита

Среди множества преимуществ цифровой экосистемы - количество данных, которые всегда под рукой. То, что раньше было упражнением с бумагой, картотечными шкафами, липкими заметками и объемом вашей собственной памяти, стало функцией облачных вычислений. Сегодня простым нажатием кнопки можно получить подробное представление с указанием времени всего жизненного цикла счета-фактуры или записи поставщика.

Сделал ли сотрудник несколько изменений в реквизитах поставщика за короткий промежуток времени? Были ли изменены данные банковского счета данного поставщика? Был ли сотрудник, обычно не связанный с данным поставщиком, необычно активен в его счетах?

При возникновении подозрений такие точки данных, как GL, утвержденная сумма, контактная информация или банковские реквизиты, могут быть просмотрены таким образом, чтобы вы точно знали, кто и когда выполнил данное действие.

Хотя это не всегда будет означать проступок или подозрение, вы, несомненно, сможете распознать действия, которые отклоняются от нормы и заслуживают второго взгляда. Скорее всего, это была законная модификация, нарушение связи или честная ошибка. По словам Кристин Уорнер из фантастической статьи под названием « 10 способов выявления мошенничества с кредиторской задолженностью» , «доверяй, но проверяй».

Повсеместное распространение данных - это палка о двух концах цифровой эпохи, особенно для бизнес-приложений. С одной стороны, вы можете развернуть, чтобы узнать почти все о своем бизнесе, если приложите достаточно усилий. С другой стороны, вы можете детализировать, чтобы узнать почти все о своем бизнесе, если постараетесь.

Так как же занятому владельцу бизнеса или менеджеру по бухгалтерскому учету быстро и легко следить за своей кредиторской задолженностью? Хотя мошенники от природы изобретательны и изобретательны, некоторые характерные признаки, которые могут вызвать недоумение или вызвать у вас интерес к более глубокому погружению:   

• В счетах отсутствуют важные детали, такие как описание, количество и т. Д.
• Информация о поставщике содержит почтовые ящики или общедоступные электронные письма (Yahoo !, Google и т. Д.)
• Резкое изменение типичных цен поставщиков
• Утвержденные суммы ниже лимитов утверждения
• Округленные суммы счета (25 долларов США, 50 долларов США и т. Д.)
• Увеличение объема счетов для данного поставщика
• Вход в систему в нерабочее время и изменения в счетах-фактурах и записях поставщиков

Хотя контрольные журналы не обязательно предотвращают мошенническую деятельность, они могут предоставить огромный объем данных, если они понадобятся вам для защиты вашего бизнеса или для того, чтобы остановить текущую мошенническую деятельность.

Контролируемый доступ

Вы не позволите никому войти в ваш офис и просмотреть ваши физические счета. Вы даже можете ограничить доступ некоторых сотрудников бухгалтерии к определенной документации.

С облачным решением вы можете развить концепцию доступа еще дальше, не только управляя доступом членов группы к данным, но и ограничивая их функциональные разрешения. Назначая определенные роли своей команде, вы можете гарантировать, что определенные возможности будут ограничены теми, которые вы выберете, тем самым предотвращая доступ кого-либо еще для выполнения определенных задач.

Возможно, вы хотите, чтобы определенные сотрудники утверждали счета, а другие имели доступ только для чтения. Возможно, вы хотите, чтобы только определенные сотрудники могли редактировать записи о получателях платежей, или вы хотите ограничить возможность пользователей отклонять счета или редактировать детали.

Благодаря стандартным функциям платформ счетов к оплате, доступ контролируется в цифровом виде, гарантируя, что члены вашей команды имеют доступ, адаптированный к их ролям в вашей команде, даже на очень детальном уровне.

Таким образом вы сможете систематически разделять обязанности, чтобы обеспечить соблюдение требований и точность на протяжении всего цикла кредиторской задолженности. В конце концов, отличительной чертой отлаженного процесса кредиторской задолженности является постоянное использование сдержек и противовесов. Разделяя роли для данных, утверждений и платежей, вы уменьшаете вероятность перенаправления средств или иного незаконного присвоения.

Среди наиболее распространенных сегрегаций на основе ролей:

• Запрещение утверждающим изменять данные счета
• Запрещение утверждающим оплачивать счета
• Ограничение доступа для редактирования записей поставщика
• Ограничение возможности назначать разрешения пользователям

Бизнес правила

Эффективный рабочий процесс настолько хорош, насколько хороша ваша способность последовательно обеспечивать его соблюдение. Бумажные рабочие процессы печально известны специальными утверждениями и скремблированием, чтобы успеть к двухнедельной проверке. Попутно могут легко проскользнуть неточности, как и мошеннические платежные реквизиты. В сумасшествии занятой бухгалтерии подробный анализ каждого счета-фактуры иногда просто невозможен.

В автоматизированном решении бизнес-правила применяются автоматически и регулярно.  

Будь то несколько требуемых утверждающих, принудительные процессы предварительного утверждения или проверка банковского счета получателя, автоматические бизнес-правила не позволяют обойти шаги, необходимые для вашего бизнеса.

Это также устраняет несоответствия и несоответствие внутренним политикам маршрутизации и обработки - они применяются в цифровом виде и могут быть изменены по мере необходимости только назначенными администраторами компании.

Некоторые из наиболее распространенных применений систем и рабочих процессов, предлагаемых платформами автоматизации AP, включают:

• Многоступенчатые утверждения и индивидуальные пределы утверждения
• Рабочий процесс обработки исключений
• Автоматическая маршрутизация счетов
• Цифровое согласование заказа на поставку

Все предприятия разные, поэтому при выборе поставщика автоматизации AP стоит внимательно изучить возможности его механизма бизнес-правил и сравнить их не только с существующими потребностями, но и с прогнозируемыми потребностями на обозримое будущее.

Последнее слово

Мошенничество очень реально и очень дорого, но оно не должно поглощать ваши мысли или мешать развитию вашего бизнеса. Благодаря должной осмотрительности, регулярной оценке ваших процессов и внимательному отношению к вещам, которые кажутся неуместными, вы можете существенно минимизировать эти риски.

И хотя это не всегда является наиболее известным преимуществом автоматизации AP , это отличный побочный продукт переноса вашей кредиторской задолженности в облако.