Шаги к Настройка расчета заработной платы для малого бизнеса

Начнем с заявления об отказе от ответственности. Настройка собственной системы расчета заработной платы - управление процессом от начала до конца без посторонней помощи - очень похоже на работу над собственным автомобилем.

Помню, как в первый раз поменял собственное масло. Мой дед владел довольно успешной автомастерской в ​​Центральной Флориде большую часть 60-х и 70-х годов. Я помню, как он стоял перед своим собственным домом, по пояс в каком-то зеленом дранде, принадлежавшем одной из его трех дочерей, пытался объяснить мне, моим родителям или двоюродному брату, как этот ремень заставил эту штуку вращаться и что это означало, когда все завизжало, как застрявшая свинья.

На короткое время в конце 90-х я мечтал починить собственную машину. Красота дня, проведенного под автомобилем, листая руководства смазанными маслом пальцами и оставляя эти черные отпечатки повсюду. Я однажды поменял масло.

Как оказалось, сделать это самому не намного дешевле, проще и быстрее. Нефтяное место за углом? У него есть отличная система, позволяющая производить замену масла быстро и дешево. Обработчики заработной платы и поставщики программного обеспечения - аналогичный зверь.

Вы можете потратить немного денег и попросить кого-нибудь сделать это за вас. Каждую неделю. Каждый месяц. Без каких-либо расчетов в последнюю минуту или неправильно заполненных форм.

С другой стороны, есть что сказать о том, как работает крышка распределителя. Может быть, однажды вы обнаружите любовь к ремонту автомобилей или расчету заработной платы, которая изменит ваш образ жизни или работу, которую вы выполняете. Или, может быть, вам просто никогда не придется платить кому-то за то, что вы можете сделать сами.

Самодостаточность - это часть многих предприятий, которой не уделяют должного внимания, и это очень плохо.

С учетом всего сказанного, давайте посмотрим, как вы можете настроить и запустить расчет заработной платы для своего малого бизнеса.

Расчет заработной платы для малого бизнеса и настройка налога на заработную плату

Настройка расчета заработной платы представляет собой сочетание управления персоналом и навигации по налоговой форме. Подводя итог неочевидным частям руководства SBA по настройке платежной ведомости , можно сказать , что у вас есть пять шагов, чтобы исправить положение.

1. Получите от своих сотрудников правильные документы . Это будет зависеть от типа сотрудников.
2. Документируйте все свои платежные соглашения . Я бы посоветовал поговорить с юристом или обратиться за помощью к юридическому сайту. Хотя есть много вещей, которым вы можете научиться делать на своей машине во дворе перед домом, вам следует позволить кому-то другому заправлять бензин.
3. Выберите программное обеспечение или систему, которые вы собираетесь использовать для управления числами . Даже если вы полностью перейдете в офис, вам все равно нужно будет где-то отслеживать все цифры и делать все расчеты по налогам и т. Д.
4. Сделайте пробный запуск системы расчета заработной платы . Людям не нравится, когда им не платят. Убедитесь, что все работает без сбоев, прежде чем запускать его по-настоящему.
   1. Выполняйте расчет заработной платы по-настоящему.
5. Следите за всеми своими документами и налогами . IRS, что шокирует, не любит недоплаты. Убедитесь, что вы не теряете деньги, которые вы должны, или не оборачиваете им деньги, которые удерживают ваши сотрудники.

Это основная схема процесса, и погружение в план выполнения этих шагов должно дать вам действительно хорошее представление о том, готовы ли вы делать все самостоятельно. Возвращаясь к идее автомобиля, это все равно, что пойти в автомагазин, оценить все детали, изучить инструменты, а затем посмотреть, сможете ли вы проскользнуть под машину. Если вам это понравилось, и цена подходящая, дерзайте.

Если вы занимаетесь планированием в течение семи дней, а купон на 20-минутную замену масла SwiftLube появляется по почте, заправленный между ветчиной за фунт и водосточными экранами, это может быть знаком.

Оформление документов и адаптация сотрудников

Люди, с которыми вы работаете, попадают в одну из двух категорий - компетентные или Барни Файф. Нет, просто прикалываюсь. Под всем этим Барни был довольно проницателен.

Ваши рабочие будут либо сотрудниками, либо подрядчиками. В большинстве случаев вы должны иметь четкое представление о том, к какой категории относятся люди. Если вы говорите человеку, где и как выполнять его работу, если вы продолжаете удерживать его после выполнения определенной работы и если вы даете ему льготы, вы, вероятно, имеете дело с сотрудником.

Если человек входит и уходит в зависимости от выполняемой работы, может выполнять работу любым способом, который считает нужным, и находится на крючке для всех своих собственных выгод, возможно, это подрядчик. Если вы не уверены в этом, у IRS есть список из 20 пунктов, который поможет вам определить крайние случаи .

Если вы имеете дело с сотрудником, вам нужно будет удерживать и депонировать федеральный подоходный налог на основе W-4 сотрудника . В конце года вы выпустите W-2, в котором будет указано, сколько в сумме составили все эти депозиты.

У вас также будут другие обязательства в отношении выплат по социальному обеспечению и медицинской помощи, которые производятся из заработной платы сотрудников. Кроме того, вам необходимо отслеживать налоги по безработице, которые платит вы - работодатель.

Для подрядчиков вы не будете - за некоторыми странными исключениями - удерживать удержания от имени работника. Вместо этого вы заплатите им то, что вы им должны, и они будут нести ответственность за уплату собственных налогов.

В конце года вам нужно будет предоставить 1099 любому подрядчику, которому вы заплатили более 600 долларов в течение года.

Вкратце - если у вас есть сотрудники, вам нужно, чтобы они заранее заполняли документы. Если у вас есть подрядчики, у вас будут документы в конце года.

Документируйте свою политику оплаты

Каждый, кого вы нанимаете, должен четко понимать, сколько и когда им платят. У вас должна быть подписанная и сохраненная копия этого документа - вместе с подробностями об условиях найма, политиками и другими кадровыми вопросами.

Получение этого заранее означает, что никто не останется ждать, пока вы разберетесь во всем. Это также означает, что никто не будет возражать против ежемесячной оплаты - или какой-либо другой мелочи - и будет преследовать вас за то, что у вас ничего не было в письменной форме.

Существует множество вариантов программного обеспечения для управления документами , что полезно, если у вас много подрядчиков или сотрудников. Если вы этого не сделаете, возможно, вам подойдет старый режим ожидания .

Входящая память - не стесняйтесь пропускать вперед.

Одна из моих первых работ заключалась в перемещении огромной файловой системы из старого здания департамента образования в новое здание через город. Мне было 19, и я работал со своим лучшим другом.

Я подъезжал к нему домой в 6 утра, и мы перебирались к старому зданию. Потом это были часы, когда мы били по вещам резиновыми молотками и загружали поддоны на U-Haul. Затем бригадир - или как там он себя называл - входил с пакетом бутербродов «Метро», и мы сидели под дубом и говорили о более разумных способах перемещения полок.

После обеда мы бросали скомканные бумажные обертки в общую сумку, запихивали в кабину грузовика, катались по городу и полностью изменяли процесс. В новом здании не было кондиционера, и мы были бы там в поту от жары Флориды и полны бутербродов с ветчиной.

Это было прекрасное время, чтобы жить.

Выберите программную систему для управления процессом расчета заработной платы

По сути, мы говорим об Excel. Я предполагаю, что в основном мы говорим о Google Таблицах, но Google Таблицы - явно худший продукт, и у вас, вероятно, уже есть Excel. Серьезно, Таблицы хуже всех.

В этой самой базовой настройке программного обеспечения вам нужно будет отслеживать отработанное время, общую заработную плату, налоги и другие платежи, сделанные от имени сотрудника, другие удержания и общую заработную плату. Чтобы рассчитать федеральную налоговую часть этого удержания, вы прочтете очаровательную Публикацию IRS 15-A: Дополнительное руководство по налогам для работодателя (2017) . Вы можете найти эквивалентную форму штата на веб-сайте налоговой службы вашего штата.

15-A содержит множество таблиц и рекомендаций, которые помогут вам выяснить, сколько налогов вы собираетесь удерживать, исходя из того, как часто вы платите, сколько вы платите и сколько надбавок требуют ваши сотрудники. Вы также можете удерживать все - все, включая федеральный подоходный налог, налог на социальное страхование сотрудников и Medicare для сотрудников - за один раз. 15-А вас прикрыли.

Все это попадает в вашу электронную таблицу. Таким образом, вы можете вести четкую разбивку заработной платы и удержаний каждого сотрудника. Вы также можете периодически проверять, достаточно ли вы удерживали за год до сегодняшнего дня.

Помните, вы будете повторять это и с подоходным налогом штата. Также помните, что вы будете собирать этот государственный налог на основе штата, в котором живет сотрудник, а не обязательно того, в котором вы находитесь.

Если вас перегружает вся математика: а) вы можете пересмотреть свой собственный расчет заработной платы или б) передать часть контроля третьей стороне. Существует множество вариантов программного обеспечения для бухгалтерского учета, которые позволяют рассчитывать налоги на заработную плату как часть их основной функции.

Это может здорово сэкономить время для тех, кто не занимается математикой. Или, может быть, вы любите математику, но у вас нет времени на глупости. Тоже хороший вариант.

Сделайте пробный прогон системы

Выполните подсчет следующих нескольких периодов выплат, чтобы убедиться, что все складывается. Это довольно понятно, но если вы этого не сделаете, карма никак не позволит вам ускользнуть.

Следите за всеми своими документами

Если вы используете цифры для расчета заработной платы, вы также можете использовать историю платежей. Сотрудники, которые потеряли квитанции о заработной плате или просто хотят проверить свои удержания, отправят вам электронное письмо для доступа к этим записям.

В дополнение к ежедневной рутине управления документами, IRS предлагает вам хранить записи о большинстве сотрудников в течение четырех лет после окончания года, в котором эти записи были созданы. Таким образом, расчет заработной платы с мая 2017 года должен быть продлен до декабря 2021 года.

Вы можете использовать программное обеспечение для управления документами, чтобы обрабатывать все операции архивирования записей. Для оперативных данных вы можете настроить отдельные листы для каждого сотрудника и поделиться ими с ними. Тогда ваши сотрудники смогут пропустить вас и увидеть - очевидно, в режиме только просмотра - свою историю платежей в любое время, когда захотят.

Это все, что нужно для этого

Это может показаться ошеломляющим. Это долгий взгляд на гору перед началом восхождения. Иногда утесы кажутся больше, чем жизнь, и тропа исчезает за скалой на высоте ста футов. Только когда вы подойдете к повороту, вы увидите путь, проложенный перед вами просто и прямо.

Если вы хотите иметь полный контроль над своим бизнесом, сделайте ведение собственного расчета заработной платы навыком, которым вы овладеваете. Сделать это сейчас проще, чем когда у вас будет 50 сотрудников и новые, приходящие каждую неделю.

С другой стороны, если вы все это наметили, а поездка слишком коварна, забудьте об этом. Есть много людей, которые обменяют свой опыт на ваши деньги. Возьмите своего любимого бухгалтера, обратитесь к одному из многих аутсорсеров по расчету заработной платы или выберите победителя из нашего каталога программного обеспечения для расчета заработной платы .

Я все еще мечтаю повозиться со своей машиной. Однако в наши дни я еще больше отстал, поскольку количество технологий в моей машине быстро превзошло границы моего интеллекта. Честно говоря, на днях мне удалось сменить предохранитель, и я почувствовал себя переродившимся Эйнштейном.

Может быть, нам нужны маленькие победы.