Что такое счета к оплате?

Управление кредиторской задолженностью - ключ к успеху вашего малого бизнеса. И, конечно же, первым шагом к управлению кредиторской задолженностью является понимание того, что такое кредиторская задолженность.

Здесь мы рассмотрим основы AP, какие типы предприятий используют управление AP , а также некоторые инструменты для контроля вашей кредиторской задолженности.

Мы также поговорим о том, почему так важно правильно выполнить весь этот процесс.

( Предупреждение о спойлере - денежный поток - вот почему это важно.)

Что такое кредиторская задолженность?

Кредиторская задолженность - это текущий счет непогашенных счетов компании за товары или услуги.

Расчетный термин для денег, которые бизнес должен, кредиторская задолженность - это эффективная противоположность дебиторской задолженности , которая является термином для денег, которые другие должны вашему бизнесу.

Эти долги или кредиторская задолженность рассматриваются как обязательства в системе бухгалтерского учета вашего бизнеса.

Для более крупных предприятий могут существовать целые отделы для управления AP. Эти отделы централизуют неоплаченные счета-фактуры, причитающиеся с бизнеса. Затем они могут сокращать чеки и управлять платежами в зависимости от потребностей в денежных потоках, сроков оплаты счетов и других внутренних проблем.

В качестве меньшей функции менеджеры по счетам к оплате могут работать над обнаружением мошенничества и ошибок, чтобы гарантировать отсутствие злоупотреблений со стороны сотрудников или случайного неправильного использования средств компании.

Как работает кредиторская задолженность?

Для малого бизнеса кредиторская задолженность - это более или менее просто термин, используемый в бухгалтерском программном обеспечении. Многие из расходов, которые несет малый бизнес, оплачиваются незамедлительно, минуя «отдел» кредиторской задолженности. Те, которые не получают немедленную оплату, могут быть переведены на кредитную карту, которую можно отслеживать на счете кредиторской задолженности.

Например: вам нужен новый принтер. Как компания из пяти человек, вы просто собираетесь пойти в Staples или Best Buy и забрать одного, расплачиваясь своей деловой кредитной картой. Затем эти расходы заносятся в вашу кредиторскую задолженность, в кредиторскую задолженность по кредитной карте или в аналогичный подзаголовок.

Затем, когда вы оплачиваете счет по кредитной карте, вы помечаете эту запись как оплаченную и вычищаете остаток.

Для более крупных предприятий даже небольшие покупки могут оказаться в AP, поскольку предприятие может иметь соглашение о выставлении счетов со своими поставщиками. Вы можете купить десять ручек и положить за них плату в увеличивающееся ведро с кредиторской задолженностью, счет за который выписывается канцелярской компанией ежемесячно.

С другой стороны, малый бизнес, скорее всего, произведет эту оплату наличными, указав покупку как простой расход.

Как малые предприятия могут управлять кредиторской задолженностью?

Управление кредиторской задолженностью может осуществляться одним из двух способов: старомодным ручным способом или новомодным программным способом. Программное обеспечение для расчетов с поставщиками часто уже включено в ваш существующий пакет программного обеспечения для бухгалтерского учета, но вы также можете найти специальное программное обеспечение.

Rubberstamp.io является одним из лучших рассмотренных решений AP на Platforms

Преимущество использования существующего программного обеспечения для бухгалтерского учета состоит в том, что все находится в одном месте. Вам не нужно изучать новую систему или беспокоиться об интеграции и совместимости.

Также маловероятно, что более одного или двух человек будут выставлять счета, поэтому риск мошенничества и бесхозяйственности намного меньше. Более мощные инструменты рабочего процесса и отчетности, которые поставляются с автономным программным обеспечением, вероятно, будут больше, чем вам нужно.

С другой стороны, более крупные малые предприятия - вы могли бы назвать их «средними» предприятиями - часто могут извлечь большую пользу из этих дополнительных функций. Они позволяют вам устанавливать лимиты расходов, процессы утверждения дизайна и видеть, кто и что тратит, в простых отчетах.

Это понимание может иметь большое значение для управления или сокращения расходов в вашем бизнесе.

Организация вашего денежного потока

Люди скажут вам, что прибыль важна, и они будут правы. Однако ключ к успешному бизнесу - это знать, как заставить эту прибыль работать на вас. Это основа управления денежными потоками, о которой владельцы малого бизнеса часто очень мало узнают.

Подумайте об этом так; Если весь ваш доход поступает по графику раз в два месяца, но все ваши расходы оплачиваются ежемесячно, вы можете быть впереди на бумаге, и все равно все развалится. Управление вашими притоками и оттоками - доходами и расходами - может поддерживать положительный денежный поток и помогать вам держать двери открытыми.

Кредиторская задолженность - это половина дела. Зная, сколько вы должны, когда вы должны, и сколько денег у вас есть для оплаты, вы сможете как можно дольше держать наличные под рукой. Вы когда-нибудь задумывались, почему Big Corp всегда платит вам ровно через 30 дней после получения вашего счета и никогда раньше? Денежный поток.

Учитесь у Big Corp. Управляйте своей кредиторской задолженностью и держите свет включенным. Вы можете быстро начать работу, проверив программное обеспечение для бухгалтерского учета Platforms и каталоги программного обеспечения для расчетов с поставщиками .