Как программное обеспечение для отслеживания активов помогает каждый раз проводить идеальное событие

Организация мероприятий - это напряженная и многогранная отрасль, и чтобы добиться успеха, вам придется думать на ногах, чтобы провести лучшее мероприятие.

Все мы знаем, что спланировать и провести мероприятие непросто. В мероприятии так много движущихся частей, которые необходимо направлять и контролировать, что намного проще с помощью программного обеспечения для отслеживания активов .

Независимо от того, устраиваете ли вы интимные концерты или масштабные бизнес-конференции, скорее всего, вам понадобится большая помощь, чтобы мероприятие прошло хорошо. Ожидается, что рынок мероприятий будет расти со скоростью 8,42% в год и к 2020 году будет стоить около 9,28 млрд долларов США .

Хотя существует множество программных продуктов, которые помогут вам с такими аспектами управления событиями, как продажа билетов или маркетинг, область, которой довольно часто пренебрегают, - это управление оборудованием для мероприятий. В этом посте мы обсудим, как программное обеспечение для отслеживания активов может помочь вам каждый раз проводить идеальное мероприятие!

Измеряйте неудачи, планируйте успех

«То, что вы что-то запланировали, не означает, что это произойдет».

Чон Ли, организатор мероприятий знаменитостей

Хотя верно, что управление событиями - это непредсказуемая отрасль, программное обеспечение для отслеживания активов помогает составить четкую дорожную карту для вас и поставщиков вашего оборудования. Основным преимуществом программного обеспечения для отслеживания активов является возможность планировать практически все возможные варианты, касающиеся вашего оборудования и комплектующих.

Аналитика: планирование успеха и оценка неудач частично основаны на одном и том же; лучшая информация. Программное обеспечение для отслеживания активов не только поможет вам отслеживать, где находятся предметы, но и у кого есть к ним доступ, когда они должны быть возвращены, а также будет иметь возможность добавлять инструкции по совместимости или обращению. Такая точность информации чрезвычайно полезна для организаторов мероприятий, поскольку они будут принимать решения об оборудовании с гораздо большей уверенностью, зная, что они основаны на надежных данных.

Фактически, организаторы мероприятий назвали отсутствие данных, плохой анализ данных и неспособность отслеживать ключевые показатели тремя наиболее серьезными проблемами при измерении окупаемости инвестиций в мероприятия:

Эта проблема решается с помощью программного обеспечения для отслеживания активов. Это решение поставляется с встроенным модулем отчетов, позволяющим получать полезные сведения на основе подробной аналитики. Вы можете видеть добавленную стоимость определенных элементов и то, какое оборудование снижает прибыль. Эти функции помогут вам точно определить, где нужно внести какие-либо улучшения.

Поддержка «на ходу»: используя мобильные приложения, предоставляемые поставщиками программного обеспечения, теперь вы можете записывать релевантную информацию как можно ближе к источнику действия, что позволяет вам «на ходу» поддерживать все ваши мероприятия. Организаторы мероприятий уже знают о преимуществах локальных технологий. Согласно исследованию, 86% организаторов мероприятий заявили, что в прошлом году они будут использовать мобильные приложения на своих мероприятиях, чтобы ускорить сбор и анализ данных.

Сделайте эти доллары на счет

Ни для кого не секрет, что все организаторы мероприятий озабочены снижением затрат и повышением рентабельности инвестиций. Но логистика может разрушить эти планы. 64% организаторов мероприятий затрудняются выделить для себя средства на приобретение инструментов для организации мероприятий. Это трагично, потому что существуют такие инструменты, как программное обеспечение для отслеживания активов, которые помогают вам рассчитывать каждый доллар.

Снижение затрат:

«Событийная технология может помочь увеличить посещаемость мероприятия на 20%, повысить производительность на 27% и снизить затраты на 20-30%». - Cvent

Программное обеспечение для отслеживания активов помогает снизить затраты и повысить производительность множеством способов.

Передача активов на хранение усиливает подотчетность и гарантирует, что меньше предметов будет потеряно или потеряно. Эффективное управление уровнями запасов снижает затраты на хранение и защищает вас от расточительных или чрезмерно осторожных решений о закупках. Регулярное отслеживание работ по техническому обслуживанию и ремонту оборудования с помощью программного обеспечения для отслеживания активов может повысить их долговечность . А программное обеспечение с более длительным сроком службы существенно снизит затраты в долгосрочной перспективе.

Сглаживание рабочих процессов:

Еще один способ снижения стоимости ATS - повышение эффективности. Вы можете оптимизировать свои бизнес-процессы, точно зная, что работает, а что нет. Подобные инструменты помогают более эффективно распределять ресурсы, а также позволяют видеть ассоциации между сотрудниками, складами, залами для мероприятий и предметами, чтобы обеспечить наиболее эффективный и экономичный способ решения задач. Существуют даже функции, которые помогут вам организовать элементы в часто используемые комплекты, клонировать упаковочные списки для многократного использования и т. Д.

Защитите себя от плохих оценок

Большинство компаний B2B тратят от пяти до восьми недель на планирование мероприятия. Может показаться, что это много времени, но большая часть этого времени тратится на переключение между разными отделами, чтобы окончательно решить, что нужно сделать. Фактически, организаторы мероприятий говорят, что самая «раздражающая» часть их работы - это ожидание, когда другие примут решения. Отличный способ эффективно использовать то небольшое время, которое есть у менеджеров событий, - убедиться, что у них есть все необходимое, прежде чем оно им понадобится.

Такая доступность позволяет им работать в ограниченное время с гораздо большим изяществом и энтузиазмом.

Доступность:

Знание того, что есть под рукой, всегда является важной частью организации мероприятий. Программное обеспечение для отслеживания активов помогает вам следить за тем, когда элементы будут недоступны, а когда они снова станут доступны. Это позволяет заранее спланировать возможные осложнения и убедиться, что конфликты не мешают осуществлению этих планов. Тот факт, что ваши сотрудники будут сами управлять своим резервированием предметов, также является огромным плюсом.

Надежность: Конечно, наличие оборудования не означает, что все будет гладко. Перегоревшая лампочка или неисправная аудиосистема могут негативно повлиять на посетителей и снизить рейтинг вашего бизнеса по организации мероприятий. Лучший способ убедиться, что подобные проблемы не поставят вас в минус, - это поверить в то, что ваше оборудование будет работать так, как должно. ATS помогает в этом, предупреждая вас, когда элемент требует обслуживания, и легко проводит вас через события обслуживания на протяжении всего жизненного цикла актива. Иногда сотрудники и клиенты непредсказуемы, но это не значит, что ваше оборудование должно быть в этом состоянии.

Все еще думаете, что вам это не нужно?

События сложно проводить безупречно - от приобретения нужных предметов до обеспечения их доступности, когда они вам понадобятся. Программное обеспечение для отслеживания активов позволяет снизить затраты и повысить рентабельность инвестиций за счет действенных отчетов, оперативной поддержки и функций, предназначенных для повышения надежности и производительности активов.

Есть ли у вас какой-либо опыт работы с ATS, который упростил и упростил вашу работу по организации мероприятий? Дайте нам знать в разделе комментариев ниже!