Как провести лучшее виртуальное мероприятие

Мы расскажем вам полное руководство по организации успешного виртуального мероприятия и расскажем, как программное обеспечение для виртуальных мероприятий может помочь.

Планирование и проведение живого мероприятия - это достаточно стрессовая задача, но когда дело доходит до виртуальных мероприятий, возникают дополнительные факторы стресса: вы можете не знать, какие инструменты использовать или как сделать ваше мероприятие интересным для участников.

В этой статье мы рассмотрим все, что вам нужно знать о виртуальных событиях, в том числе:

• Преимущества виртуальных мероприятий
• Типы виртуальных событий
• Программное обеспечение для виртуальных мероприятий, которое вам нужно
• Как долго должно длиться ваше виртуальное мероприятие
• Как продвигать свое виртуальное мероприятие
• Как сделать ваше виртуальное мероприятие интересным и интересным для участников

Читайте полное руководство по планированию вашего следующего виртуального мероприятия и обеспечению его успеха.

Каковы преимущества виртуальных мероприятий?

Одним из преимуществ планирования виртуального или онлайн-мероприятия является то, что вам не нужно резервировать физическое пространство, а это значит, что вы также экономите деньги. Вам также не нужно устанавливать столы, стулья и громоздкое оборудование для презентаций (эй, старая аудиосистема начала 2000-х, я смотрю на вас!), Что еще больше экономит деньги и время.

Вы также можете воспользоваться преимуществами дополнительных данных и отслеживания аудитории с вашей платформы виртуальных мероприятий . Благодаря лучшей аналитике вовлеченности посетителей - как долго гости настраивались перед тем, как уйти? Какая сессия была самой популярной? - вы можете лучше спланировать свое следующее мероприятие.

Еще одно преимущество заключается в том, что у вас есть возможность расширить свой охват до новых мест и поделиться с более широкой аудиторией. Например, ваша расширенная аудитория может включать людей, которые не могли присутствовать синхронно (синхронное мероприятие требует, чтобы люди одновременно находились в сети и взаимодействовали в режиме реального времени), но хотели бы смотреть ваш контент асинхронно (люди могут участвовать в одном и том же мероприятие в удобное для них время, например, в разных часовых поясах).

Определитесь с типом виртуального мероприятия

Как и события в реальном мире, виртуальные события имеют широкий диапазон типов, продолжительности и целей. Ниже приведены некоторые из основных типов виртуальных событий.

• Виртуальная конференция: мероприятие, на котором в течение нескольких дней может выступить несколько докладчиков. График обычно включает более длинные программные выступления один или два раза в день и более короткие почасовые сессии в течение дня. Эти сеансы хорошо сочетаются с функциональностью веб-семинаров платформы виртуальных мероприятий.
• Виртуальная торговая выставка: сюда входят участники панельной дискуссии и спикеры в стиле веб-семинаров, а также стенды для экспонентов. Обычно они ориентированы на конкретную отрасль. С помощью программного обеспечения для виртуальных мероприятий вы можете настроить виртуальные будки, которые включают интерактивные приложения или видеоролики для посетителей.
• Виртуальный фестиваль: во время пандемии многие фестивали переносят мероприятия 2020 года в онлайн, где они проводят прямые трансляции выступлений или музыкальных шоу. Это может быть диапазон от книжных фестивалей, таких как Техасский книжный фестиваль, до фестивалей искусства и культуры, таких как New Yorker Festival, и даже музыкальных фестивалей.
• Событие виртуальной сети: это может быть отдельное мероприятие или часть другого мероприятия, такого как виртуальная конференция или выступление. Участники неофициально общаются друг с другом посредством видеоконференции или обмена сообщениями, часто до или после более формальной презентации.
• Виртуальное выступление: виртуальное выступление варьируется от авторских чтений, проводимых в местных книжных магазинах, до встреч по профессиональному развитию. Это часто делается с использованием функций потоковой передачи в реальном времени или видеоконференцсвязи программного обеспечения для виртуальных мероприятий.
• Виртуальная внутренняя встреча: то, что раньше было личным совещанием в масштабах компании или всего отдела, теперь может происходить в виртуальной среде. Они также известны как общие собрания, на которых участники могут взаимодействовать с докладчиком и задавать вопросы.

Выберите правильный инструмент

Конкретная платформа, которая вам нужна, будет зависеть от типа виртуального мероприятия, которое вы проводите. Например, в зависимости от логистики вашего мероприятия вам могут потребоваться функции веб-семинара, интеграция чата или сеанса обсуждения, виртуальное лобби или пространство для проведения мероприятий для имитации среды торговой выставки или возможности потоковой передачи в реальном времени.

Важно сначала составить план вашего мероприятия, а затем найти виртуальную платформу для мероприятий с нужными функциями для выполнения работы.

Определитесь с подходящей длиной

Вам может быть интересно, как долго должно длиться виртуальное мероприятие. Опять же, это будет зависеть от того, какое мероприятие вы проводите. Вы можете использовать реальные события в качестве руководства, но имейте в виду, что в онлайн-среде может быть еще труднее удержать внимание участников. По этой причине вы можете захотеть сделать вещи более короткими.

Чтобы дать вам некоторое представление, более важное виртуальное мероприятие, такое как виртуальный фестиваль или виртуальная конференция, может длиться от одного до четырех дней, в зависимости от количества выступающих и участников, с официальным программированием на весь рабочий день. Одноразовое виртуальное мероприятие по профессиональному развитию может длиться от 45 минут до часа. Вы также можете оставить 15 минут в конце или начале запланированного времени, чтобы гости могли «пообщаться» через чат или видеоконференцию.

Продвигайте свое мероприятие

Чтобы ваше виртуальное мероприятие выделилось из толпы, вам нужно проявить творческий подход.

Вот несколько идей, которые помогут вашему творческому мыслительному процессу:

• Отправьте веселый анимированный гиф в качестве приглашения на мероприятие.
• Предложите своим подписчикам электронной почты скидку на посещение вашего виртуального мероприятия.
• Создавайте индивидуальные футболки, сумки или плакаты, рекламирующие ваше мероприятие (разумеется, все это доступно через электронную коммерцию на вашем веб-сайте мероприятия).
• Пожертвуйте процент от продажи билетов некоммерческой организации, связанной с вашим мероприятием.

Сделать это весело

Как только вы выбили его из парка, рекламируя свое мероприятие, вы должны доставить его.

Ваши гости хотят учиться у вас и общения, но они также хотят хорошо провести время. Даже если вещи полностью виртуальные, вы все равно можете сделать свои мероприятия увлекательными, используя виртуальную платформу для мероприятий.

Проведите успешное виртуальное мероприятие и заставьте гостей возвращаться за новыми впечатлениями

Несмотря на то, что пробовать что-то новое может быть пугающим, ваше следующее виртуальное мероприятие может иметь такой же успех, как и физическое мероприятие.

Имейте в виду, что этот тип виртуального опыта может быть новым и для ваших гостей, поэтому у вас есть возможность выделиться среди ваших конкурентов, сохраняя актуальность и пробуя творческие способы удержать внимание ваших гостей.

Хотите изучить программное обеспечение для виртуальных мероприятий? Ознакомьтесь с нашим каталогом программного обеспечения для виртуальных мероприятий .

Примечание. Приложения, выбранные в этой статье, являются примерами для демонстрации функции в контексте и не предназначены для одобрения или рекомендаций. Они были получены из источников, которые на момент публикации считались надежными.