5 лучших программных инструментов для предотвращения беспорядка в документации строительных проектов

Управление документами строительного проекта может стать административным бременем, если вы не используете правильные инструменты.

Подрядчики и строительные компании, предупреждение: если вы считаете, что получение лицензий и утверждение контрактов и проектов - это конец ваших обязанностей, когда дело доходит до документации, подумайте еще раз.

Беспорядок в вашей проектной документации незаметно подрывает вашу операционную эффективность. А это плохо для вашего бизнеса.

Согласно отчету PlanGrid и консалтинговой группы FMI, в 2018 г. прогнозировалось, что строительная отрасль потеряет около 177 миллиардов долларов в затратах на рабочую силу из-за времени, потраченного на такие действия, как поиск данных проекта (пересмотренные чертежи, спецификации материалов и другая информация). .

Убытки средней строительной компании среднего размера оцениваются в более чем 2 миллиарда долларов в год.

К счастью, существуют программные решения для управления строительством, которые предлагают специализированные функции, которые помогут вашему бизнесу улучшить процессы управления документами. Мы собрали этот отчет о пяти инструментах управления строительством, получивших высокую оценку пользователей Platforms .

Вот основные преимущества использования программного обеспечения для управления документами вашего строительного проекта:

• Улучшение отслеживаемости: упорядочивайте соответствующие документы в одном месте, чтобы их можно было легко найти.
• Повышение точности документации: минимизация ошибок, возникающих из-за ручного ввода данных.
• Избегайте проблем с соответствием: поддерживайте обновляемый и доступный для поиска репозиторий контрактных соглашений, лицензий и сертификатов.
• Улучшение совместной работы в команде: позвольте командам быстрее документировать информацию, связанную с проектом, и обмениваться ею.

Чтобы быть выбранными для этого отчета, инструменты должны были иметь общий рейтинг выше среднего (не менее 4,5 из 5) и предлагать соответствующие функции управления документами.

Узнайте больше о нашей методологии отбора здесь .

5 лучших программных инструментов для управления проектной документацией строительства (представлены в алфавитном порядке)

1. Назначить

Assignar предлагает функции управления документами, которые помогают предприятиям хранить и отслеживать информацию о соответствии, например сертификаты и лицензии, в одном месте. Инструмент отправляет автоматические предупреждения о сертификатах соответствия, срок действия которых истекает или уже истек.

Когда вам это может понадобиться: цена несоблюдения стандартов OSHA может обойтись вам как минимум в 5000 долларов за нарушение, и OSHA - не единственный регулирующий орган, которому должны соответствовать строительные компании. В отрасли с частыми изменениями регулирования ключевой задачей является не отставать от растущих требований соответствия.

Assignar может помочь вам поддерживать централизованное хранилище информации, такой как лицензии сотрудников / субподрядчиков, опыт и сертификаты. Инструмент также предупреждает вас об истечении срока действия сертификата, чтобы убедиться, что ваш персонал соблюдает трудовое законодательство и стандарты безопасности.

Отслеживание соответствия в Assignar ( Источник )

2. CoConstruct

CoConstruct разработан, чтобы помочь вам создавать, отслеживать и систематизировать документы, необходимые для управления финансами проекта. Сюда входят не только очевидные финансовые документы, такие как бюджет проекта и счета-фактуры, но и табели учета рабочего времени, которые широко используются в финансовых процессах.

Когда он может вам понадобиться: по мере роста вашего строительного бизнеса вам в конечном итоге понадобится отраслевой инструмент бухгалтерского учета для централизации и оптимизации финансовых процессов и документов вашего проекта. Однако на данном этапе потребности вашего бизнеса в бухгалтерском учете могут быть достаточно простыми, чтобы их можно было удовлетворить с помощью инструмента, который предлагает шаблоны для быстрого создания, управления и отслеживания финансовых документов, например CoConstruct.

Шаблон отслеживания бюджета инструмента помогает пользователям отслеживать и сравнивать первоначальные оценки с фактическими затратами по проекту. Аналогичным образом, его шаблон расписания позволяет пользователям записывать время, которое сотрудники тратят на выполнение задач, что в конечном итоге помогает им создавать отчеты о оплачиваемых часах, которые будут отправлены клиентам.

Отслеживание времени, затраченного на проекты в CoConstruct ( Источник )

3. Дашпивот

Dashpivot - это инструмент управления строительными проектами, который предлагает функции для сбора и организации данных о строительных площадках. Его цифровые формы поддерживают загрузку фото- и видеофайлов, поэтому рабочие группы могут собирать, выгружать и хранить данные, связанные с проектом, в одном месте.

Когда это может понадобиться: обработка данных на рабочем месте вручную не только отнимает много времени, но и делает вас более уязвимыми для ошибок сбора данных.

Например, оперативники на местах, документирующие заказы на изменение, могут не указывать точный или полный набор модификаций, запрошенных клиентами. Согласно опросу, проведенному TrackVia , в ходе которого было опрошено более 500 специалистов в области строительства и инженерии, 65% менеджеров считают, что ручные процессы вызывают изменения и заказы на выполнение работ, по крайней мере, время от времени.

Для более точного сбора данных о строительных площадках вы можете использовать такой инструмент, как Dashpivot, который позволяет создавать цифровые формы / опросы, которые служат стандартизированными шаблонами для ваших сотрудников. Например, вы можете создать шаблон «приказа на изменение», чтобы ваши полевые бригады не упустили никакой необходимой информации при записи приказов на изменение.

Создание цифровой формы с помощью Dashpivot ( Источник )

4. Оценка ракеты

Estimate Rocket помогает подрядчикам создавать документы, важные для управления проектами, такие как смета стоимости проекта и предложения по торгам. Инструмент предлагает встроенные шаблоны, которые помогают подрядчикам создавать профессионально оформленные документы и уменьшать количество ошибок при расчетах затрат.

Когда вам это может понадобиться: независимо от того, какой вы подрядчик, вам неизбежно потребуется создавать и управлять такими документами, как предложения по торгам и смета строительства. В поспешно созданном отчете об оценке затрат могут быть ошибки вычислений, дублирование или пропуск данных, а также другие грубые ошибки оценки, которые могут привести к потере контракта.

Estimate Rocket предлагает шаблоны, которые помогут вам рассчитать смету расходов, избегая ошибок при вводе данных. Вы можете добавить необходимое количество материала и размеры, и затраты на рабочую силу и материалы будут рассчитаны автоматически.

Создание отчета об оценке затрат с помощью Estimate Rocket ( Источник )

5. JobNimbus

JobNimbus - это решение для управления строительством, которое позволяет подрядчикам создавать централизованную библиотеку всех документов, связанных с проектом (включая юридические контракты и облигации). Дополнительные функции управления документами включают обмен файлами и электронную подпись.

Когда это может понадобиться: Создание и поддержание актуальных записей договорных соглашений - важная задача для любого строительного бизнеса.

Здесь может помочь такой инструмент, как JobNimbus. С помощью этого инструмента вы можете создать центральный репозиторий для отслеживания всех документов, предоставленных и полученных от конкретного клиента, субподрядчика или поставщика.

Вы также можете получать электронные подписи от заинтересованных сторон для утверждения контрактов, что делает процесс управления контрактами более быстрым и надежным.

Отслеживание статуса контрактных документов в JobNimbus ( Источник )

Заключение и следующие шаги

Хотя пять инструментов, упомянутых выше, высоко оценены пользователями Platforms , они не обязательно могут удовлетворить все потребности вашего бизнеса.

Чтобы узнать о других решениях, посетите нашу страницу категории программного обеспечения для управления строительством . Там вы можете применить настраиваемые фильтры, чтобы составить короткий список продуктов на основе таких параметров, как количество поддерживаемых пользователей, модели ценообразования и варианты развертывания.

Методология

Чтобы попасть в финальный список, продукты должны соответствовать следующим критериям:

• Продукты должны были предлагать следующие возможности управления документами:
  • Централизованное хранение и архивирование документов в облаке
  • Захват документов с возможностью сканирования и загрузки документов
  • Полнотекстовый поиск, чтобы пользователи могли искать и извлекать документы
• Для продуктов требуется минимум 20 отзывов пользователей на Platforms (опубликованных за последние два года).
• Продукты должны иметь высокий рейтинг «вероятность рекомендовать» (средний рекомендуемый рейтинг не менее 9 из 10 на Platforms ).