Система бронирования рабочих мест в офисе Office FlexiSpace

Система подходит для компаний, столкнувшихся с проблемой организации гибридной схемы работы сотрудников, организаций, вынужденных сократить квадратные метры занимаемых площадей и частично перейти на удаленную работу, а также для компаний с гибкими офисами и офисами ABW (Activity-based working – работа на основе активностей).

Наше решение позволяет сотрудникам компании быстро и легко забронировать себе рабочее место или переговорную комнату в офисе, соблюдая при этом требования по сохранению социальной дистанции.

ЧТО ДАЁТ ПЛАТФОРМА?

Office FlexiSpace для административных директоров:

Обеспечивайте безопасную среду (в том числе регулярную санитарную обработку помещений) и оптимизируйте офисные площади в целях снижения арендной платы. Получайте данные о фактической загрузке офиса, о «любимых» местах сотрудников (областях притяжения) и о техническом оснащении рабочих мест. Рассаживайте персонал в соответствии с рекомендациями Роспотребнадзора и воплотите в жизнь политику «чистых столов».

Office FlexiSpace для финансовых директоров:

Сокращайте расходы на арендную плату офисных пространств (в том числе парковок и переговорных комнат), а также на организацию и обслуживание рабочих мест. Исключите дополнительные расходы на различные приспособления (прозрачные перегородки, индикаторы соблюдения социальной дистанции между сотрудниками и т.д.).

Office FlexiSpace для HR:

Обеспечьте вовлеченность сотрудников при сложившейся эпидемиологической обстановке, предложив безопасный смешанный тип организации труда. Не отказывайтесь от выполнения стандартных HR-процедур, например, онбординга или наставничества. Сохраняйте офис, как место для совместной работы, проведения тренингов и семинаров, работы с твёрдыми копиями документов, развития социальных связей. Получайте статистику по сотрудникам, работающим в офисе и удалённо.

КАК РАБОТАЕТ ПЛАТФОРМА?

1. Зайдите в рабочую область, используя логин и пароль. Загрузите карту офиса/парковки в формате jpeg или png.
2. Расставьте столы по схеме и заполните данные о доступной на каждом столе технике.
3. Задайте ограничения по доступности столов для обеспечения рекомендаций Роспотребнадзора
4. Сообщите сотрудникам о возможности бронирования рабочих/парковочных мест и переговорных комнат.

Получайте данные:

• о заполненности офисных помещений на определенную дату или выбранный период
• о том, кто присутствует в офисе сегодня
• о том, кто и сколько раз был в офисе в течение определенного промежутка времени
• о состоянии техники и инвентаря, необходимых для работы

КАК ПОЛЬЗОВАТЬСЯ ПЛАТФОРМОЙ?

1. Зайдите в рабочую область, используя логин и пароль
2. Проверьте доступность рабочего места и необходимой техники
3. Укажите цель и дату/период бронирования
4. Забронируйте доступное рабочее место

Перемещайтесь по офису, используя удобный инструмент навигации. Получайте информацию о коллегах, находящихся сегодня в офисе. Забронируйте не только рабочее место, но и место на паркинге. Найдите свой «любимый» офисный стол и больше никому его не отдавайте.

ХАРАКТЕРИСТИКИ ПЛАТФОРМЫ

Удобно: SaaS-решение, развернутое в облаках Microsoft Azure, и доступное пользователям по подписке.

Быстро: платформа использует корпоративные каталоги пользователей Azure AD и Google Workspace для авторизации сотрудников.

Продуманно: в решение встроен чат-бот для Microsoft Teams, что облегчает управление бронированиями.

Безопасно: аутентификация выполняется в сервисах Microsoft/Google – Office FlexiSpace не имеет доступа к логинам и паролям пользователей.

ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ПЛАТФОРМЫ

1. Управление списком офисов
2. Конструктор планов этажей
3. Разрешение и запрет бронирования рабочих мест
4. Управление горизонтом бронирования
5. Тепловая карта и отчеты по бронированиям
6. Расчет плотности посадки по секторам
7. Уведомление клининговых служб по окончании рабочего дня с указанием использовавшихся рабочих мест
8. Офисные «плюшки» на планах этажей (пункты сбора различных отходов, кулеры для воды, массажные кресла, вендинговые аппараты, и т.д.)

Обновления Office FlexiSpace выходят раз в 1-2 недели и становятся доступны подписчикам сразу.